invoice: vai trò trong xuất nhập khẩu

Invoice là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Là cơ sở để xác định giá trị hàng hóa, vừa làm thủ
tục hải quan và giải quyết các tranh chấp thương mại.
Invoice là gì? Tại sao Invoice lại ... quan trọng trong thương mại quốc tế? Không chỉ đơn thuần là hóa đơn,
Invoice được xem là một bằng chứng pháp lý khi công ty cần giải quyết các tranh chấp thương mại. Bài
viết này sẽ làm rõ hơn về Invoice và quy trình cách lập một invoice đúng chuẩn.
I. INVOICE LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
Invoice, còn được gọi là hóa đơn. Một chứng từ thương mại do bên bán lập ra để yêu cầu thanh toán từ
bên mua cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
Invoice trong xuất nhập khẩu thường tạo theo mẫu riêng của từng doanh nghiệp với từng loại mặt hàng
cụ thể. Giúp xác nhận giá trị thực của hàng hóa, làm cho việc giao dịch buôn bán trở nên rõ ràng.
Đây là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán, kê khai
hoặc làm thủ tục hải quan. Thể hiện rõ trách nhiệm của hai bên và tránh các trường hợp tranh chấp về
quyền lợi.
II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỘT INVOICE
Invoice cần tuân thủ bởi các chuẩn mực kinh doanh và yêu cầu pháp lý liên quan. Vì vậy việc đảm bảo
các thông tin cần thiết là điều quan trọng. Dưới đây là một số thông tin cơ bản trong Invoice:
1.Thông tin về invoice
Tên invoice.
Mã số, ngày tháng phát hành
Số tham chiếu hợp đồng đơn hàng.
2. Thông tin chung về người bán và người mua
Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế.
Thông tin về Shipper (người xuất khẩu) và consignee (người nhập khẩu)
3. Thông tin về hàng hóa trong hóa đơn
Mô tả chi tiết hàng
Số lượng và tên hàng
Mã HS code
Đơn giá, tổng giá trị đơn hàng
Số container
4. Thông tin về kho vận chuyển trên hóa đơn thương mại
Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
Thông tin về đơn vị trung gian
Điều kiện giao hàng theo Incoterms và các điều khiển khác
5. Thông tin về thanh toán
Tổng số tiền thanh toán: bao gồm cả thuế và các chi phí khác
Phương thức thanh toán
Thời hạn thanh toán
Xác nhận và chữ ký của người lập invoice
Invoice được đính kèm với một số chứng từ liên quan để thực hiện các thủ tục hải quan. Và doanh
nghiệp cần hiểu rõ invoice để khiếu nại về chất lượng và số lượng hàng hóa khi cần thiết.
III. VAI TRÒ CỦA INVOICE TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
Có vai trò quan trọng như một chứng từ pháp lí xã nhận giao dịch mua bán hàng hóa. Đồng thời căn cứ
để thanh toán và quản lý tài chính, kế toán khi cần thiết.
Hóa đơn có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Nó đảm nhận
nhiều vai trò như sau:
1.Cơ sở cho pháp lý và hợp đồng
Là một phần của hợp đồng mua bán hàng hóa giữa người mua và người bán
Xác định các điều khoản và điều kiện giao dịch: gồm chi tiết hàng hóa, số lượng và giá cả.
Xác định rõ quyền lợi và nghĩa vụ, trách nhiệm của 2 bên.
Là tài liệu so sánh khi diễn ra tranh chấp
Lưu trữ hồ sơ: lưu giữ hồ sơ chứng từ và hồ sơ hợp pháp về việc mua bán hàng hóa
2. Xác nhận mua hàng trên hóa đơn
Người mua đã xác nhận mua hàng và đông ý với số tiền thanh toán ghi trên hóa đơn
Cung cấp bằng chứng việc mua hàng đã được thực hiện
3. Cơ sở để khai báo hải quan
Cung cấp thông tin chính xác về giá trị hàng hóa giúp định giá cho mục đích thuế và hải quan.
Căn cứ vào giá trị hàng hóa để xác định giá trị VAT, thuế và các loại chi phí hải quan khác.
Hỗ trợ thông quan nhanh chóng minh bạch.
Khai thuế dễ dàng: khi invoicr sẽ giúp doanh nghiệp báo các các thu nhập chính xác đảm bảo việc nộp
thuế nhập khẩu đúng nơi quy định.
4. Hóa đơn giúp thanh toán và tài chính
Là cơ sở cho việc thanh toán hàng hóa.
Cung cấp thông tin về số tiền cần thanh toán, điều kiện và phương thức thanh toán.
Theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ
5. Hóa đơn thương mại hỗ trợ phân tích kinh doanh
Invoice được phân tích hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thu thập thông tin về khách hàng.
Năm bắt về hành vi mua hàng, xác định được xu hướng, sản phẩm phổ biến và thời gian mua hàng cao
điểm.
VI. PHÂN LOẠI INVOICE TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
Dựa vào các tiêu chí khác nhau, Invoice có thể phân thành nhiều loại khác nhau tùy vào mục đích sử
dụng. Dưới đây là một số hóa đơn phổ biến:
1.Commercial Invoice: (CI)
Là hóa đơn thương mại được sử dụng để ghi lại bằng chứng về giao dịch thương mại giữa bên xuất
khẩu và bên nhập khẩu. Cung cấp các thông tin chi tiết về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa
trong giao dịch thương mại.
Là yêu cầu cần phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện các thủ tục liên quan như vận
chuyển, thanh toán và thông quan hải quan.
Nội dung bao gồm phương thức vận chuyển lô hàng, các thông tin cần thiết về hàng hóa và thanh toán,
cơ sở khai báo hải quan.
2. Proforma Invoice: hóa đơn chiếu lệ (PI)
Dùng để cung cấp các thông tin sơ bộ về hàng hóa, giá cả, điều khoản thương mại và các điều kiện
thanh toán trước khi giao dịch diễn ra. Ước tính giá trị lô hàng trước khi ký hợp đồng.
Được sử dụng để làm thủ tục xuất nhập khẩu, xin giấy phép. Không có giá trị thanh toán chính thức và
nội dung có thể thay thế chỉnh sửa, thỏa thuận giữa hai bên.
Proforma invoice khác với Commercial Invoice ở chỗ hóa đơn này chính là báo giá sơ bộ và ước lượng
giá trị hàng hóa. Được lập ra gửi cho người mua xem trước và có thể coi là một bản nháo để bên bán
cung cấp cho bên mua.
3. Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời
Dùng làm hóa đơn tạm thời thay thế cho hóa đơn chính thức được sử dụng trong các trường hợp sau:
Khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay khi hoàn thành giao hàng
Khi hàng được giao nhiều lần và muốn thanh toán theo từng giai đoạn
Khi hai bên muốn chọn giá tạm thời khi thanh toán chưa được xác định. Và cuối cùng giá chính thức sẽ
quyết định theo giá thị trường.
Nó được coi là một hóa đơn tạm thời cho đến khi hóa đơn chính thức được phát hành.
4. Final Invoice – Hóa đơn cuối cùng
Là hóa đơn chính thức được sử dụng để thanh toán sau khi hoàn tất giao dịch, xác định tổng giá trị hàng
hóa và các phí liên quan.
Đây là cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để kết thúc giao dịch giữa hai bên. Được sử dụng để chốt
giao dịch và hoàn tất thanh toán cuối cùng cho giao dịch mua bán.
5. Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
Dùng để chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, thường được sử dụng khi có yêu cầu từ các cơ
quan quản lý. Nhằm chứng minh hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng với chữ ký của phòng thương mại và
công nghiệp.
Có giá trị pháp lý như một chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, đôi khi có thể thay thế cho chứng
nhận xuất xứ.
6. Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian
Được dùng khi có một bên thứ ba tham gia và giao dịch, do người bán thực hiện buôn bán thông qua
trung gian.
Tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu mà người bán không muốn đứng tên trên giấy tờ thì họ dùng một
hóa đơn trung gian do người khác ký.
7. Consular Invoice – hóa đơn lãnh sự
Là hóa đơn được xác nhận bởi các lãnh sự của nước người mua. Được yêu cầu bởi một số quốc gia để
kiểm soát hàng hóa nhập khẩu, tính giá trị thuế.
Được sử dụng để xin giấy phép nhập khẩu. Hóa đơn lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền,
nó cũng có tác dụng thay thế cho chứng nhận xuất xứ.
8. Customs Invoice – Hóa đơn hải quan
Là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí
khác của hải quan.
Hóa đơn này chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, có chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được
lưu thông.
V. QUY TRÌNH LẬP MỘT INVOICE CHUẨN QUỐC TẾ
1. Quy trình lập một hóa đơn đúng chuẩn:
Một tờ Invoice là cơ sở xác định hành hóa, làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế và giải quyết tranh
chấp thương mại. Do đó, cần phải thiết lập một hóa đơn chuẩn hóa và đầy đủ thông tin. Để phát hành
một Invoice, quy trình bao gồm các bước:
Bước 1: Thu thập thông tin cần thiết và xác định loại Invoice cần lập
Trước tiên, ta cần chuẩn bị những thông tin cần thiết liên quan đến người mua và người bán và toàn bộ
dữ liệu liên quan đến lô hàng.
Xác định loại hóa đơn phù hợp với từng giai đoạn của giao dịch. Cần xác định mục đích sử dụng để dùng
loại hóa đơn đúng và tránh được những sai sót trong giao dịch.
Ví dụ: giao dịch của bạn cần thanh toán theo từng giai đoạn thì bạn nên sử dụng Provisional Invoice – Hóa
đơn tạm thời. Hoặc Proforma Invoice dùng cho báo giá sơ bộ và Commercial Invoice dùng cho yêu cầu
thanh toán khi giao hàng.
Bước 2: Soạn thảo hóa đơn và điền đầy đủ thông tin trên invoice
Sau khi có đủ thông tin và lựa chọn được mẫu hóa đơn theo đúng mục đích sử dụng thì bạn bắt đầu
soạn thảo và điền đầy đủ các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Các thông tin cần điền bao gồm:
Thông tin người bán
Thông tin khách hàng
Thông tin về sản phẩm dịch vụ: mã sản phẩm, mô tả chi tiết
Giá cả và số lượng
Thông tin về điều khoản thanh toán
Tại bước này, đơn vị còn cần tính toán và điền chi tiết các khoản phí tổng công trước thuế, thuế và phí
vận chuyển...
Bước 3: kiểm tra và xác nhận
Trước khi phát hành cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên Invoice. Đây là bước quan trọng để làm
đúng theo yêu cầu của bên liên quan và tránh những lỗi sai không đáng có. Nhằm đảm bảo trước khi xác
nhận ký tên:
Thông tin phù hợp với thương mại và đúng các thông tin cơ bản
Các con số tính toán cần chính xác, tránh sai sót khi khai báo hải quan
Đúng điều kiện Incoterms, điều kiện thanh toán.
Bước 4: Phát hành Invoice
Hóa đơn cần có ký tên đóng dấu của bên bán. Đối với hóa đơn điện tử cần chữ ký điện tử được chấp
nhận thông qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
Gửi kèm theo chứng từ xuất khẩu cho đối tác, ngân hàng hoặc công ty hậu cần nếu cần.
Bước 5: Lưu trữ Invoice và theo dõi thanh toán
Cần có một hệ thống lưu trữ có tổ chức và phân loại theo khách hàng, ngày tháng và số hóa đơn để theo
dõi.
Hóa đơn điện tử cần sao lưu định kỳ và lưu trên dịch vụ đám mây để đảm bảo tính an toàn. Hoa đơn giấy
nên bảo quản nơi khô ráo, có tính an toàn và bảo mật.
Theo dõi tình trạng thanh toán và gửi lời nhắc thanh toán trước khi hóa đơn đến thời hạn.
2. Các lưu ý khi tạo lập Invoice trong giao dịch
Phải tránh mắc những lỗi trước khi tạo lập và phát hành một Invoice. Và cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi
ký tên xác nhận.
Các lỗi thường gặp khi tạo lập một hóa đơn:
Không ghi chiết khấu hoặc các chi phí không chịu thuế
Thiếu điều kiện giao hàng theo Incoterms
Thông tin hàng hóa không trùng với hợp đồng và các chứng từ có liên quan
Sai lệch về tên người thụ hưởng, số lượng và trọng lượng hàng hóa.
VI. KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về hóa đơn Invoice. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ
giúp ích cho công việc của các bạn.
Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hóa của bạn thông quan dễ dàng.
Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng
này nhé!
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số
hotline 0842.001.900-0908.315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!
Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation Cargo
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -
Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất

Chia sẻ cho bạn bè!