cut off time trong logistics. những lưu Ý quan trọng m

Cut off time còn được gọi là giờ cắt máng. một thuật ngữ
quan trọng trong ngành Logistics. Là thời hạn quyết định lô
hàng của bạn có được vận chuyển.

Trong xuất nhập khẩu, thuật ngữ Cut - ... Off time đặc biệt
quan trọng khi bạn muốn xuất khẩu đúng thời hạn. Chỉ cần
một sự chậm trễ cũng ảnh hưởng đến nghiêm trọng đến
thời gian vận chuyển của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy để
VietAviation giúp bạn tìm hiểu sau hơn về Cut Off time.

I.KHÁI NIỆM CUT OFF TIME

Cut off time còn được gọi là Closing Time, Deadtime hay
Lead time. Có nghĩa là thời gian cuối cùng mà công ty vận
tải phải hoàn thành tất cả các thủ tục cần thiết để đưa hàng
lên tàu đúng kế hoạch.

Các thủ tục cần thiết bao gồm:

Thông quan hàng hóa

Lệnh giao hàng

Thanh lý container rỗng

Sắp xếp hàng hóa lên tàu

Giấy tờ, thủ tục cần thiết

Nếu bạn không xử lý lô hàng kịp thời trước thời điểm Cut
Of Time đã quy định, thì lô hàng đó sẽ bị “rớt tàu”. Gây sự
chậm trễ trong tiến độ giao hàng, làm ảnh hưởng tiêu cực
đến kế hoạch kinh doanh và mối quan hệ giữa các bên.

II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CUT OFF TIME TRONG
LOGISTICS

Cut off time như là một giới hạn thời gian giúp cho hàng
hóa được vận chuyển theo đúng kế hoạch mà đôi bên đề ra
trong thỏa thuận. Tạo nên một quy trình vận chuyển hiệu
quả, phối hợp giữa các khâu nhịp nhàng. Có thể tóm tắt vai
trò của Cut Off Time như sau:

1.Đối với Doanh nghiệp

Hàng hóa được xếp lên tàu và thông quan đúng thời hạn.
Tránh tình trạng “rớt tàu” ảnh hưởng đến kế hoạch giao
hàng.

Tối ưu hóa được chi phí vận chuyển

Tâm trung xử lý công việc, thủ tục xuất nhập khẩu để đưa
hàng hóa kịp thời.

Thúc đẩy sự chủ động trong các khâu tối ưu hóa quy trình
vận chuyển.

Giảm thiểu các rủi ro và chi phí không đáng có liên quan
đến thời gian giao hàng.

Đảm bảo tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng giữa giữa các
đối tác trong chuỗi cung ứng.

2. Đối với quy trình vận chuyển

Tiết kiệm thời gian trong việc vận chuyển.

Phối hợp nhịp nhàng, tốc độ giữa các khâu để đưa hàng
hóa lên tàu kịp thời.

Tạo áp lực cho khâu trong quy trình vận chuyển.

Kiểm soát tốt chuỗi cung ứng.

Giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng.

Đảm bảo được an toàn cho hàng hóa, hỗ trợ kiểm tra chất
lượng hàng hóa.

Tránh tình trạng quá tải trong phương tiện, hạn chế nguy cơ
tai nạn phương tiện.

Tạo điều kiện cho các Quy trình pháp lý và hải quan.

COT không chỉ là quản lí giới hạn thời gian xuất nhập khẩu.
Mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu
quả hoạt động logistics. Nâng cao chất lượng hàng hóa và
giảm thiểu những tình trạng hư hại của hàng hóa.

III. CÁC LOẠI CUT OFF TIME KHÁC NHAU

Cut Off Time trong thực tế được áp dụng phổ biến trong
lĩnh vực vận tải quốc tế với nhiều loại hình khác nhau. Do
đó, để hiểu rõ được nó, ta cần biết về 4 loại COT phổ biến
sau đây:

1.Cut Off SI

a. Khái niệm:

Cut off SI là viết tắt của cụm từ “ Cut off Shipping
Instruction” . Nó có nghĩa là thời hạn mà người gửi hàng
phải gửi bộ chứng từ vận chuyển cho hãng tàu làm thủ tục
phát hành vận đơn.

b. Thời gian:

Thời hạn của S/I thường sẽ từ 1-3 ngày làm việc và cũng
có nhiều hãng tàu sẽ yêu cầu gửi thông tin trước 1 tuần.

c. Nội dung

Khi nhận được thông báo từ hàng tàu thì người gửi hàng
cần cung cấp hướng dẫn chi tiết về lô hàng. Các yêu cầu
vận chuyển từ người gửi đến hãng tàu hoặc công ty giao
nhận.

Nội dung cần có của trong S/I:

Số booking

Các thông tin liên quan: người gửi hàng, bên nhận hàng và
đơn vị được thông báo khi hàng đến.

Chi tiết và hàng trình vận chuyển: Tên tàu và số chuyến; nơi
nhận hàng; cảng xếp hàng; cảng dỡ hàng; nơi giao hàng
cuối cùng.

Thông tin container và niêm phong: số container và số seal.

Mô tả về đặc điểm hàng hóa: nhãn hiệu, chi tiết loại hàng,
số lượng và trọng lượng.

Loại vận đơn sử dụng (B/L Type).

Điều khoản thanh toán cước phí.

Tài liệu bổ sung.

Việc không cung cấp tài liệu hướng dẫn gửi hàng kịp thời
cho hãng tàu. Thì hãng tàu không đủ thời gian để xử lý phát
hành vận đơn.

Vận đơn sẽ không được phát hành đúng hạn nếu lô hàng
không được xếp lên tàu như dự kiến, và sẽ bị đánh “rớt
tàu”, “rớt hàng”, làm ảnh hưởng lớn đến lịch trình giao hàng
quốc tế.

2. Cut Off VGM

a. Khái niệm

VGM Là viết tắt của Verified Gross Mass, nghĩa là khối
lượng tổng cộng của container hàng hóa được xác định.

Cut – off VGM là thời hạn cuối cùng mà người gửi phải gửi
phiếu xác nhận trọng lượng container cho hàng hãng tàu.

b. Thời hạn

Thường được quy định bởi các hãng tàu hoặc người khai
thác cản được ghi trên thông báo giao hàng.

c. Nội dung

Việc xác định trọng lượng sẽ giúp kiểm soát tốt trọng lượng
hàng trên tàu. Sắp xếp hợp lý vị trí container nhằm tiết kiệm
diện tích trên tàu.

Những thông tin cần có của VGM:

Số Container

Khối lượng sử dụng lớn nhất.

Khối lượng toàn bộ của Container.

Tên đơn vị, địa chỉ cân.

Số booking.

Tên tàu và số chuyến.

Hiện nay, có hai cách tính VGM chuẩn là cân trực tiếp toàn
bộ hàng hóa hoặc cân toàn bộ xe chứa container hàng hóa.

Cần xác định đúng trọng lượng tổng của lỗ hàng (gồm và
bao bì). Và chứng nhận VGM cần được cấp bởi cơ quan có
thẩm quyền.

Khi không cung cấp thông tin này đúng hạn, lô hàng không
đủ điều kiện phát hành B/L, và hành hóa cũng sẽ bị “rớt
tàu”.

3. Cut – off C/Y

a. Khái niệm:

C/Y là viết tắt của Container Yard, nghĩa là bãi container.
Cut – Off CY là thời hạn mà người gửi hàng phải hoàn
thành việc giao hàng tới bãi container đúng theo quy định.

b. Thời gian

Trước thời gian quy định của hãng tàu Cut Off bãi, thì người
gửi phải đảm bảo hàng hóa được giao đến kho bãi trước
thời gian quy định.

c. Nội dung

Nhân viên phải hoàn thiện các thủ tục để đảm bảo lô hàng
được thông quan và xếp hàng lên tàu đúng hạn.

Trong thời gian này, đảm bảo rằng hàng hóa có đủ thời gian
để kiểm, đóng gói và chuẩn bị cho vận chuyển.

Kiểm tra và bốc xếp hàng hóa lên tàu một cách an toàn hiệu
quả, đảm bảo tàu khởi hành đúng lịch trình.

Nêu hàng không được giao đến bãi theo quy định thì hãng
tàu có quyền từ chối nhận hàng và lô hàng sẽ bị chậm trễ,
phải chờ chuyến tiếp theo.

d. Quy định thời gian Closing Time với từng hàng hóa cụ
thể trong Cut Of CY

Hàng nguyên container (FCL)

Thời gian giao động từ 1-2 ngày trước khi tàu chạy và
Container.

Hàng hóa phải được đóng gói kỹ lưỡng và đúng tải trọng

Đảm bảo chắc chắn thời gian giao hàng vì các hãng tàu
thường không giới hạn Cut Of CY cho FCL.

Hàng lẻ (LCL)

Thời gian cut-off sớm hơn để kịp gôm hàng và đóng
container chung. Thường là 2-3 ngày trước ngày closing
bãi hoặc ngày tàu chạy.

4. Cut – Off Doc

a. Khái niệm

Cut – Off Doc là thời điểm cuối cùng mà khách hàng phải
hoàn tất các thủ tục, giấy tờ liên quan đến hàng hóa. Người
gửi cần xác định lại nội dung của vận đơn với hãng tàu để
phát hành vận đơn gốc.

b. Thời gian

Thời gian cuối cùng khi chuẩn bị đưa hàng hóa đi, và hoàn
tất những giấy tờ liên quan.

c. Nội dung

Việc hoàn tất và kiểm tra lại thông tin để phát hành vận
đơn, giúp giảm thiểu các vấn đề pháp lý. Và đảm bảo quá
trình thông quan, vận chuyển giao hàng diễn ra thuận lợi.

Nếu trễ thời gian Cut Off Doc, hàng hóa vẫn được phép vận
chuyển nhưng người gửi phải chịu thêm phí phát sinh để
sửa đổi thông tin.

Do đó, cần phối hợp chặt chẽ với hãng tàu để xác nhận
bản nháp của vận đơn hàng sớm, tránh mọi rắc rối liên
quan đến thông tin.

IV. Cách xử lý khi không kịp Cut Off time

Khi không kịp thời gian cắt máng, việc quan trọng nhất là
bạn phải tìm cách giải quyết hoặc thương lượng lại với
hãng tàu và người bán. Để đưa ra giải pháp tốt nhất. Nếu
không hàng hóa sẽ bị chậm trễ và pháp sinh thêm nhiều chi
phí kho bãi.

1.Nguyên nhân dẫn đến bỏ lỡ Closing time

Trước khi tìm được phương pháp giải quyết phù hợp. Bạn
phải cần biết được những nguyên nhận gây ra tình trạng
này. Một số trường hợp thường gặp như là:

Doanh nghiệp không nắm rõ về thông tin Cut Off time:
không hiểu hoặc hiểu sai, cập nhật thông tin không kịp thời
và không có quy trình làm việc rõ ràng.

Chuẩn bị chứng từ chậm trễ, không đầy đủ: chuẩn bị hồ sơ
không đầy đủ, thông tin không chính xác hoặc không kịp
thời.

Vận chuyển chậm trễ: do thời tiết hoặc sự cố về phương
tiện.

Đóng gói và xếp dỡ hàng chậm trễ: không được thực hiện
nhanh chóng.

Vướng mắc về thủ tục hải quan: hàng hóa bị giữa lại để
kiểm tra thêm.

2. Các giải pháp khi không kịp Deadtime:

Dựa vào những nguyên nhân cụ thể trên. Dưới đây là một
số giải pháp giúp bạn tránh được những rủi ro và tổn thất
thêm chi phí:

Thông báo ngay cho đối tác và khách hàng để họ có thời
gian điều chỉnh kế hoạch hợp lý.

Liên hệ ngay với bộ phận Forwarder của hãng tàu để xin gia
hạn thêm thời gian. Hỗ trợ bạn làm việc trực tiếp với các bộ
phận tại cảng.

Thực hiện một số thủ tục xin gia hạn Cut Off time nhanh
chóng và liên hệ trực tiếp với bộ phận terminal tại cảng để
xin xác nhận. Bộ phận này sẽ xem xét khả năng xếp chỗ và
ghi nhận nếu bạn đáp ứng nhu cầu.

Lựa chọn đặt chuyến thay thế gần nhất hoặc phương thức
vận chuyển khác để giảm thiệt hạn và chi phí cho bạn.

Rút kinh nghiệm và cải thiện quy trình hợp lý hơn: Bạn cần
xác định và đánh giá về nguyên nhân. Và thực hiện biện
pháp cải tiến.

V. Làm thế nào để không bị bỏ lỡ Closing time?

Để tránh tình trạng không kịp Closing time bạn cần thực
hiện các bước chi tiết sau đây:

1. Lập kế hoạch chi tiết cho quá trình thủ tục:

Hiểu rõ các loại hình closing time để biết được cần phải
thực hiện những gì khi vận chuyển hàng hóa.

Lên lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn và làm trước thời
hạn so với hãng tàu thông báo. Chừa ra một khoảng thời
gian dự phòng để giải quyết khi vấn đề xảy ra.

Làm S/I từ sớm và các giấy tờ yêu cầu khác.

Sử dụng phần mềm quản lý Logistics nếu có để theo dõi
tiến độ.

2.Theo dõi chặt chẽ tiến độ

Thường xuyên cập nhật tiến độ để nắm rõ lịch trình vận
chuyển.

Chủ động tổ chức đóng hàng theo lịch. Book xe container
chở hàng qua bãi trước 1 ngày.

Cộng tác chặt chẽ với các bên đối tác và forwarder của
hãng tàu. Để kịp thời đưa ra hướng giải quyết khi có vấn đề
xảy ra.

Ứng dụng công nghệ để theo dõi lộ trình và kiểm soát được
quá trình vận chuyển.

Chuẩn bị đầy đủ và kế hoạch tốt sẽ giúp cho hàng hóa của
bạn được vận chuyển đúng thời hạn. Hạn chế tối thiểu
những rủi ro xấu nhất khi lo hàng bị “rớt hàng”, ảnh hưởng
nghiêm trọng đến thời gian, chi phí giao hàng và uy tín của
doanh nghiệp.

VI. KẾT LUẬN

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về Cut Off Time.
Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp ích cho công
việc của các bạn.

Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng
hóa của bạn thông quan dễ dàng.

Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn
bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục
khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline
0842.001.900-0908.315.806 để được tư vấn nhé. Viet
Aviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!



Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác

Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Viet Aviation Cargo

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -

Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express

Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025

Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt
Nhất

Chia sẻ cho bạn bè!