invoice - vai trò trong xuất nhập khẩu

Invoice: Vai Trò Trong Xuất Nhập Khẩu
Invoice là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu.
Là cơ sở để xác định giá trị hàng hóa, vừa làm thủ tục
hải quan và giải quyết các tranh chấp thương mại.
Invoice là gì? Tại sao Invoice lại quan trọng trong
thương mại quốc tế? Không chỉ đơn thuần là hóa đơn,
Invoice được xem là một bằng chứng pháp lý khi công
ty cần giải quyết các tranh chấp thương mại. Bài viết
này sẽ làm rõ hơn về Invoice và quy trình cách lập một
invoice đúng chuẩn.
I. INVOICE LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
Invoice, còn được gọi là hóa đơn. Một chứng từ
thương mại do bên bán lập ra để yêu cầu thanh toán từ
bên mua cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
Invoice trong xuất nhập khẩu thường tạo theo mẫu
riêng của từng doanh nghiệp với từng loại mặt hàng cụ
thể. Giúp xác nhận giá trị thực của hàng hóa, làm cho
việc giao dịch buôn bán trở nên rõ ràng.
Đây là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng để
doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán, kê khai hoặc
làm thủ tục hải quan. Thể hiện rõ trách nhiệm của hai
bên và tránh các trường hợp tranh chấp về quyền lợi.
II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỘT INVOICE
Invoice cần tuân thủ bởi các chuẩn mực kinh doanh và
yêu cầu pháp lý liên quan. Vì vậy việc đảm bảo các
thông tin cần thiết là điều quan trọng. Dưới đây là một
số thông tin cơ bản trong Invoice:
1.Thông tin về invoice
Tên invoice.
Mã số, ngày tháng phát hành
Số tham chiếu hợp đồng đơn hàng.
2. Thông tin chung về người bán và người mua
Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế.
Thông tin về Shipper (người xuất khẩu) và consignee
(người nhập khẩu)
3. Thông tin về hàng hóa trong hóa đơn
Mô tả chi tiết hàng
Số lượng và tên hàng
Mã HS code
Đơn giá, tổng giá trị đơn hàng
Số container
4. Thông tin về kho vận chuyển trên hóa đơn thương
mại
Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
Thông tin về đơn vị trung gian
Điều kiện giao hàng theo Incoterms và các điều khiển
khác
5. Thông tin về thanh toán
Tổng số tiền thanh toán: bao gồm cả thuế và các chi phí
khác
Phương thức thanh toán
Thời hạn thanh toán
Xác nhận và chữ ký của người lập invoice
Invoice được đính kèm với một số chứng từ liên quan
để thực hiện các thủ tục hải quan. Và doanh nghiệp cần
hiểu rõ invoice để khiếu nại về chất lượng và số lượng
hàng hóa khi cần thiết.
III. VAI TRÒ CỦA INVOICE TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
Có vai trò quan trọng như một chứng từ pháp lí xã nhận
giao dịch mua bán hàng hóa. Đồng thời căn cứ để
thanh toán và quản lý tài chính, kế toán khi cần thiết.
Hóa đơn có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động
xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Nó đảm nhận nhiều
vai trò như sau:
1.Cơ sở cho pháp lý và hợp đồng
Là một phần của hợp đồng mua bán hàng hóa giữa
người mua và người bán
Xác định các điều khoản và điều kiện giao dịch: gồm chi
tiết hàng hóa, số lượng và giá cả.
Xác định rõ quyền lợi và nghĩa vụ, trách nhiệm của 2
bên.
Là tài liệu so sánh khi diễn ra tranh chấp
Lưu trữ hồ sơ: lưu giữ hồ sơ chứng từ và hồ sơ hợp
pháp về việc mua bán hàng hóa
2. Xác nhận mua hàng trên hóa đơn
Người mua đã xác nhận mua hàng và đông ý với số tiền
thanh toán ghi trên hóa đơn
Cung cấp bằng chứng việc mua hàng đã được thực
hiện
3. Cơ sở để khai báo hải quan
Cung cấp thông tin chính xác về giá trị hàng hóa giúp
định giá cho mục đích thuế và hải quan.
Căn cứ vào giá trị hàng hóa để xác định giá trị VAT, thuế
và các loại chi phí hải quan khác.
Hỗ trợ thông quan nhanh chóng minh bạch.
Khai thuế dễ dàng: khi invoicr sẽ giúp doanh nghiệp báo
các các thu nhập chính xác đảm bảo việc nộp thuế
nhập khẩu đúng nơi quy định.
4. Hóa đơn giúp thanh toán và tài chính
Là cơ sở cho việc thanh toán hàng hóa.
Cung cấp thông tin về số tiền cần thanh toán, điều kiện
và phương thức thanh toán.
Theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ
5. Hóa đơn thương mại hỗ trợ phân tích kinh doanh
Invoice được phân tích hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp
thu thập thông tin về khách hàng.
Năm bắt về hành vi mua hàng, xác định được xu
hướng, sản phẩm phổ biến và thời gian mua hàng cao
điểm.
VI. PHÂN LOẠI INVOICE TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC
TẾ
Dựa vào các tiêu chí khác nhau, Invoice có thể phân
thành nhiều loại khác nhau tùy vào mục đích sử dụng.
Dưới đây là một số hóa đơn phổ biến:
1.Commercial Invoice: (CI)
Là hóa đơn thương mại được sử dụng để ghi lại bằng
chứng về giao dịch thương mại giữa bên xuất khẩu và
bên nhập khẩu. Cung cấp các thông tin chi tiết về giá
trị, số lượng và tính chất của hàng hóa trong giao dịch
thương mại.
Là yêu cầu cần phải có trong bộ chứng từ xuất nhập
khẩu để thực hiện các thủ tục liên quan như vận
chuyển, thanh toán và thông quan hải quan.
Nội dung bao gồm phương thức vận chuyển lô hàng,
các thông tin cần thiết về hàng hóa và thanh toán, cơ
sở khai báo hải quan.
2. Proforma Invoice: hóa đơn chiếu lệ (PI)
Dùng để cung cấp các thông tin sơ bộ về hàng hóa, giá
cả, điều khoản thương mại và các điều kiện thanh toán
trước khi giao dịch diễn ra. Ước tính giá trị lô hàng
trước khi ký hợp đồng.
Được sử dụng để làm thủ tục xuất nhập khẩu, xin giấy
phép. Không có giá trị thanh toán chính thức và nội
dung có thể thay thế chỉnh sửa, thỏa thuận giữa hai
bên.
Proforma invoice khác với Commercial Invoice ở chỗ
hóa đơn này chính là báo giá sơ bộ và ước lượng giá trị
hàng hóa. Được lập ra gửi cho người mua xem trước
và có thể coi là một bản nháo để bên bán cung cấp cho
bên mua.
3. Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời
Dùng làm hóa đơn tạm thời thay thế cho hóa đơn chính
thức được sử dụng trong các trường hợp sau:
Khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay khi hoàn
thành giao hàng
Khi hàng được giao nhiều lần và muốn thanh toán theo
từng giai đoạn
Khi hai bên muốn chọn giá tạm thời khi thanh toán
chưa được xác định. Và cuối cùng giá chính thức sẽ
quyết định theo giá thị trường.
Nó được coi là một hóa đơn tạm thời cho đến khi hóa
đơn chính thức được phát hành.
4. Final Invoice – Hóa đơn cuối cùng
Là hóa đơn chính thức được sử dụng để thanh toán
sau khi hoàn tất giao dịch, xác định tổng giá trị hàng
hóa và các phí liên quan.
Đây là cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để kết thúc
giao dịch giữa hai bên. Được sử dụng để chốt giao dịch
và hoàn tất thanh toán cuối cùng cho giao dịch mua
bán.
5. Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
Dùng để chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa,
thường được sử dụng khi có yêu cầu từ các cơ quan
quản lý. Nhằm chứng minh hàng hóa có nguồn gốc rõ
ràng với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp.
Có giá trị pháp lý như một chứng từ chứng minh nguồn
gốc hàng hóa, đôi khi có thể thay thế cho chứng nhận
xuất xứ.
6. Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian
Được dùng khi có một bên thứ ba tham gia và giao
dịch, do người bán thực hiện buôn bán thông qua trung
gian.
Tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu mà người bán
không muốn đứng tên trên giấy tờ thì họ dùng một hóa
đơn trung gian do người khác ký.
7. Consular Invoice – hóa đơn lãnh sự
Là hóa đơn được xác nhận bởi các lãnh sự của nước
người mua. Được yêu cầu bởi một số quốc gia để kiểm
soát hàng hóa nhập khẩu, tính giá trị thuế.
Được sử dụng để xin giấy phép nhập khẩu. Hóa đơn
lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền, nó
cũng có tác dụng thay thế cho chứng nhận xuất xứ.
8. Customs Invoice – Hóa đơn hải quan
Là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá
tính thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí khác của
hải quan.
Hóa đơn này chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, có
chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được lưu
thông.
V. QUY TRÌNH LẬP MỘT INVOICE CHUẨN QUỐC TẾ
1. Quy trình lập một hóa đơn đúng chuẩn:
Một tờ Invoice là cơ sở xác định hành hóa, làm thủ tục
hải quan, thanh toán quốc tế và giải quyết tranh chấp
thương mại. Do đó, cần phải thiết lập một hóa đơn
chuẩn hóa và đầy đủ thông tin. Để phát hành một
Invoice, quy trình bao gồm các bước:
Bước 1: Thu thập thông tin cần thiết và xác định loại
Invoice cần lập
Trước tiên, ta cần chuẩn bị những thông tin cần thiết
liên quan đến người mua và người bán và toàn bộ dữ
liệu liên quan đến lô hàng.
Xác định loại hóa đơn phù hợp với từng giai đoạn của
giao dịch. Cần xác định mục đích sử dụng để dùng loại
hóa đơn đúng và tránh được những sai sót trong giao
dịch.
Ví dụ: giao dịch của bạn cần thanh toán theo từng giai
đoạn thì bạn nên sử dụng Provisional Invoice – Hóa đơn
tạm thời. Hoặc Proforma Invoice dùng cho báo giá sơ
bộ và Commercial Invoice dùng cho yêu cầu thanh toán
khi giao hàng.
Bước 2: Soạn thảo hóa đơn và điền đầy đủ thông tin
trên invoice
Sau khi có đủ thông tin và lựa chọn được mẫu hóa đơn
theo đúng mục đích sử dụng thì bạn bắt đầu soạn thảo
và điền đầy đủ các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Các thông tin cần điền bao gồm:
Thông tin người bán
Thông tin khách hàng
Thông tin về sản phẩm dịch vụ: mã sản phẩm, mô tả chi
tiết
Giá cả và số lượng
Thông tin về điều khoản thanh toán
Tại bước này, đơn vị còn cần tính toán và điền chi tiết
các khoản phí tổng công trước thuế, thuế và phí vận
chuyển...
Bước 3: kiểm tra và xác nhận
Trước khi phát hành cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông
tin trên Invoice. Đây là bước quan trọng để làm đúng
theo yêu cầu của bên liên quan và tránh những lỗi sai
không đáng có. Nhằm đảm bảo trước khi xác nhận ký
tên:
Thông tin phù hợp với thương mại và đúng các thông
tin cơ bản
Các con số tính toán cần chính xác, tránh sai sót khi
khai báo hải quan
Đúng điều kiện Incoterms, điều kiện thanh toán.
Bước 4: Phát hành Invoice
Hóa đơn cần có ký tên đóng dấu của bên bán. Đối với
hóa đơn điện tử cần chữ ký điện tử được chấp nhận
thông qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
Gửi kèm theo chứng từ xuất khẩu cho đối tác, ngân
hàng hoặc công ty hậu cần nếu cần.
Bước 5: Lưu trữ Invoice và theo dõi thanh toán
Cần có một hệ thống lưu trữ có tổ chức và phân loại
theo khách hàng, ngày tháng và số hóa đơn để theo
dõi.
Hóa đơn điện tử cần sao lưu định kỳ và lưu trên dịch vụ
đám mây để đảm bảo tính an toàn. Hoa đơn giấy nên
bảo quản nơi khô ráo, có tính an toàn và bảo mật.
Theo dõi tình trạng thanh toán và gửi lời nhắc thanh
toán trước khi hóa đơn đến thời hạn.
2. Các lưu ý khi tạo lập Invoice trong giao dịch
Phải tránh mắc những lỗi trước khi tạo lập và phát hành
một Invoice. Và cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký tên
xác nhận.
Các lỗi thường gặp khi tạo lập một hóa đơn:
Không ghi chiết khấu hoặc các chi phí không chịu thuế
Thiếu điều kiện giao hàng theo Incoterms
Thông tin hàng hóa không trùng với hợp đồng và các
chứng từ có liên quan
Sai lệch về tên người thụ hưởng, số lượng và trọng
lượng hàng hóa.
VI. KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về hóa đơn
Invoice. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp
ích cho công việc của các bạn.
Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp
hàng hóa của bạn thông quan dễ dàng.
Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến
bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này
nhé!
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục
khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline
0842.001.900-0908.315.806 để được tư vấn nhé.
VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!
Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation Cargo
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc
-
Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation
Express
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt
Nhất

Chia sẻ cho bạn bè!