Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện team building

Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện team building ngoài trời

Tổ chức sự kiện team building ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện team building ngoài trời là việc lên kế hoạch và thực hiện các ... hoạt động tập thể
diễn ra ở không gian bên ngoài, như bãi biển, công viên, khu du lịch sinh thái, hoặc các địa điểm
dã ngoại khác. Mục tiêu chính của các sự kiện này là tăng cường tinh thần đồng đội, xây dựng sự
gắn kết giữa các thành viên trong một nhóm hoặc tổ chức, thông qua các trò chơi, thử thách và
hoạt động tương tác.

Đặc điểm của sự kiện team building ngoài trời:
Không gian mở: Diễn ra ở môi trường tự nhiên, thoáng đãng, khác biệt với không gian văn phòng
quen thuộc.
Tính vận động cao: Thường bao gồm các hoạt động thể chất, đòi hỏi sự di chuyển, phối hợp và
năng lượng.
Tương tác trực tiếp: Tạo cơ hội cho các thành viên giao tiếp, làm việc cùng nhau một cách trực
tiếp và cởi mở hơn.
Thử thách và khám phá: Nhiều hoạt động được thiết kế để đặt người tham gia vào những tình
huống mới lạ, đòi hỏi sự sáng tạo, giải quyết vấn đề và vượt qua giới hạn bản thân.
Tính giải trí cao: Mang lại không khí vui vẻ, thư giãn, giúp giảm căng thẳng và tạo kỷ niệm đáng
nhớ.

Mục tiêu chính của tổ chức sự kiện team building ngoài trời:
Tăng cường tinh thần đồng đội (Team Spirit): Khuyến khích sự hợp tác, tin tưởng và hỗ trợ lẫn
nhau giữa các thành viên.
Xây dựng sự gắn kết (Bonding): Tạo cơ hội cho các thành viên hiểu nhau hơn, phá vỡ rào cản cá
nhân và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp: Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, lắng nghe và thấu hiểu giữa các thành
viên.
Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề: Các thử thách trong trò chơi giúp rèn luyện tư duy logic, khả
năng làm việc nhóm để tìm ra giải pháp.
Phát triển kỹ năng lãnh đạo và làm việc nhóm: Tạo cơ hội cho các thành viên thể hiện vai trò lãnh
đạo, phối hợp và phân công công việc hiệu quả.
Tạo động lực và tăng hiệu suất làm việc: Một tinh thần đồng đội mạnh mẽ và sự gắn kết tốt có thể
dẫn đến môi trường làm việc tích cực hơn và năng suất cao hơn.
Giảm căng thẳng và tạo sự thư giãn: Không gian ngoài trời và các hoạt động vui vẻ giúp các thành
viên giải tỏa áp lực công việc.
Khám phá tiềm năng cá nhân và tập thể: Đôi khi, những thử thách bất ngờ có thể giúp mọi người
khám phá ra những khả năng tiềm ẩn của bản thân và đồng đội.

Tóm lại, tổ chức sự kiện team building ngoài trời là một phương pháp hiệu quả để xây dựng một
tập thể vững mạnh, đoàn kết và năng động, đồng thời mang lại những trải nghiệm thú vị và đáng
nhớ cho người tham gia.

Tổ chức team building ngoài trời trọn gói bao gồm những gì?
Tổ chức team building ngoài trời trọn gói thường bao gồm một loạt các dịch vụ được thiết kế để
khách hàng không cần lo lắng về bất kỳ khâu chuẩn bị hay thực hiện nào. Dưới đây là những
hạng mục phổ biến mà một gói team building ngoài trời trọn gói có thể bao gồm:

1. Lên Kế Hoạch và Tư Vấn:
Tư vấn ý tưởng và chủ đề: Đơn vị tổ chức sẽ trao đổi với khách hàng để hiểu rõ mục tiêu, ngân
sách, số lượng người tham gia và sở thích của công ty để đưa ra các ý tưởng và chủ đề phù hợp.
Thiết kế chương trình chi tiết: Xây dựng lịch trình hoạt động cụ thể, bao gồm thời gian, địa điểm,
nội dung các trò chơi, hoạt động, và các yếu tố khác.
Khảo sát địa điểm (nếu cần): Đến trực tiếp địa điểm dự kiến tổ chức để đánh giá tính khả thi và lên
phương án phù hợp.
Lập dự toán chi phí chi tiết: Cung cấp bảng báo giá rõ ràng cho tất cả các hạng mục.

2. Địa Điểm Tổ Chức:
Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm: Đề xuất các địa điểm phù hợp với yêu cầu của khách hàng (bãi
biển, khu du lịch sinh thái, công viên, resort...).
Đặt địa điểm và các dịch vụ liên quan: Đảm bảo địa điểm được đặt trước và các dịch vụ tại địa
điểm (nếu có) như thuê bãi, điện nước...

3. Nhân Sự Tổ Chức:
Đội ngũ quản lý sự kiện: Chịu trách nhiệm tổng thể về việc điều phối và quản lý sự kiện.
MC (Người dẫn chương trình): Tạo không khí sôi động, dẫn dắt các hoạt động và kết nối người
tham gia.
Game Master/Facilitator (Người quản trò): Hướng dẫn và điều phối các trò chơi, đảm bảo tính
công bằng và an toàn.
Đội ngũ hỗ trợ: Hỗ trợ set up, hậu cần, y tế...
Nhiếp ảnh gia/Quay phim (tùy chọn): Ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện.

4. Trang Thiết Bị và Vật Tư:
Dụng cụ và đạo cụ cho các trò chơi: Áo đội, cờ, bóng, dây thừng, phao, các vật phẩm đặc biệt cho
từng trò chơi...
Hệ thống âm thanh, ánh sáng (nếu cần): Loa, micro, đèn chiếu sáng cho các hoạt động buổi tối
hoặc sân khấu.
Sân khấu và backdrop (nếu có): Khu vực trung tâm cho các hoạt động chung và chụp ảnh lưu
niệm.
Băng rôn, banner, standee: Thiết kế và in ấn các vật phẩm quảng bá và trang trí cho sự kiện.
Vật tư y tế: Bộ sơ cứu cơ bản để xử lý các tình huống khẩn cấp.
Nước uống và khăn lạnh: Đảm bảo nhu cầu cơ bản cho người tham gia.

5. Các Hoạt Động Team Building:
Thiết kế và tổ chức các trò chơi team building: Các trò chơi được lựa chọn và thiết kế phù hợp với
mục tiêu và đối tượng tham gia.
Các hoạt động tập thể khác: Cuộc thi, thử thách, hoạt động sáng tạo, hoạt động thiện nguyện (tùy
theo yêu cầu).
Xây dựng kịch bản và điều phối các hoạt động: Đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và đúng
tiến độ.

6. Ẩm Thực (tùy chọn):
Cung cấp các bữa ăn: Ăn trưa, ăn tối, tiệc BBQ... tùy theo thời gian và lịch trình của sự kiện.
Teabreak: Bố trí các buổi giải lao với trà, cà phê, bánh ngọt, trái cây.

7. Quà Tặng và Giải Thưởng (tùy chọn):
Chuẩn bị quà tặng lưu niệm: Dành cho tất cả người tham gia.
Chuẩn bị giải thưởng: Cho các đội hoặc cá nhân chiến thắng trong các trò chơi.

8. Hậu Cần và Dọn Dẹp:
Set up và dọn dẹp khu vực tổ chức: Đảm bảo không gian sạch sẽ trước và sau sự kiện.
Quản lý rủi ro và xử lý các tình huống phát sinh: Đội ngũ tổ chức có kinh nghiệm sẽ dự đoán và xử
lý các vấn đề có thể xảy ra.

Khi lựa chọn gói team building ngoài trời trọn gói, bạn nên trao đổi kỹ với đơn vị tổ chức để đảm
bảo tất cả các nhu cầu của công ty bạn đều được đáp ứng và hiểu rõ những gì được bao gồm
trong chi phí. Giá cả của gói trọn gói sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham gia, địa điểm, thời
gian tổ chức, mức độ phức tạp của các hoạt động và các dịch vụ đi kèm.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện team building ngoài trời giá rẻ
Để tổ chức sự kiện team building ngoài trời giá rẻ mà vẫn hiệu quả và đáng nhớ, bạn có thể áp
dụng những kinh nghiệm sau:

1. Lên Kế Hoạch Chi Tiết và Tối Ưu Hóa Ngân Sách:
Xác định rõ mục tiêu: Bạn muốn đạt được điều gì sau sự kiện (tăng cường gắn kết, cải thiện giao
tiếp, giải tỏa căng thẳng,...)? Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn chọn hoạt động phù hợp và tránh lãng
phí vào những thứ không cần thiết.
Lên danh sách khách mời chính xác: Tránh việc ước lượng số lượng người tham gia quá lớn, gây
tốn kém chi phí ăn uống, vật tư,...
Đặt ngân sách cụ thể: Phân bổ ngân sách cho từng hạng mục (địa điểm, ăn uống, hoạt động, vật
tư, nhân sự,...).
Tránh các dịch vụ không cần thiết: Cân nhắc kỹ xem những dịch vụ nào thực sự cần thiết cho mục
tiêu của bạn. Ví dụ, có thể bỏ qua quà tặng cầu kỳ hoặc thuê nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp nếu
ngân sách eo hẹp.

2. Lựa Chọn Địa Điểm Thông Minh:
Ưu tiên các địa điểm miễn phí hoặc chi phí thấp: Công viên công cộng, bãi biển (cần xin phép),
khu du lịch sinh thái tự quản lý thường có chi phí thuê thấp hơn resort hoặc khu vui chơi phức
hợp.
Cân nhắc địa điểm gần công ty: Giảm chi phí di chuyển cho nhân viên.
Tận dụng không gian của công ty (nếu có): Nếu công ty có khuôn viên rộng rãi, thoáng đãng, bạn
có thể tổ chức ngay tại đó.
Thời điểm tổ chức: Tránh các ngày lễ, cuối tuần cao điểm để có giá thuê địa điểm tốt hơn.

3. Thiết Kế Hoạt Động Team Building Sáng Tạo và Tiết Kiệm:
Tập trung vào các trò chơi tương tác cao, ít tốn kém vật tư.
Thiết kế các thử thách dựa trên kỹ năng và sự phối hợp của các thành viên: Thay vì các hoạt động
đòi hỏi sức mạnh thể chất quá nhiều, hãy tập trung vào sự khéo léo, nhanh nhẹn và tinh thần đồng
đội.
Lồng ghép các hoạt động văn nghệ "cây nhà lá vườn": Khuyến khích các thành viên thể hiện tài
năng ca hát, nhảy múa, diễn kịch để tạo không khí vui vẻ mà không tốn kém chi phí thuê nghệ sĩ.
Tổ chức các hoạt động thiện nguyện: Vừa mang lại ý nghĩa xã hội, vừa là một hình thức team
building gắn kết. Ví dụ: dọn dẹp khu vực công cộng, thăm hỏi người có hoàn cảnh khó khăn.

4. Tối Ưu Hóa Chi Phí Ăn Uống:
Tự chuẩn bị đồ ăn (potluck): Khuyến khích mọi người mang theo một món ăn để chia sẻ.
Lựa chọn hình thức picnic hoặc BBQ: Thường tiết kiệm hơn so với đặt tiệc tại nhà hàng.
Nếu đặt catering, hãy chọn các menu đơn giản, phù hợp với ngân sách: Tránh các món ăn quá
cầu kỳ hoặc hải sản đắt tiền.
Tự chuẩn bị nước uống: Mua nước đóng chai số lượng lớn sẽ tiết kiệm hơn.

5. Quản Lý Vật Tư Hiệu Quả:
Lập danh sách vật tư cần thiết và mua đúng số lượng: Tránh mua thừa gây lãng phí.
Tìm kiếm các nhà cung cấp giá tốt hoặc có chương trình ưu đãi.
Tái sử dụng vật tư từ các sự kiện trước (nếu có).
Thuê vật tư thay vì mua (nếu chỉ sử dụng một lần).

6. Chú Trọng Đến Trải Nghiệm và Tinh Thần:
Không phải cứ tốn kém mới vui: Sự thành công của team building nằm ở sự tham gia nhiệt tình,
tinh thần đồng đội và những kỷ niệm đẹp.
Tạo không khí thoải mái, cởi mở: Khuyến khích mọi người tương tác và giao lưu.
Tổ chức các hoạt động khen thưởng, khích lệ: Dù là những phần quà nhỏ nhưng có ý nghĩa tinh
thần sẽ tạo động lực cho người tham gia.
Thu thập phản hồi sau sự kiện: Để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Bằng cách lên kế hoạch cẩn thận, sáng tạo trong việc lựa chọn hoạt động và tối ưu hóa chi phí ở
mọi khâu, bạn hoàn toàn có thể tổ chức một sự kiện team building ngoài trời giá rẻ mà vẫn mang
lại những giá trị tích cực cho đội ngũ của mình.

Chia sẻ cho bạn bè!