Chuẩn hóa quy trình, quyết định nhanh chóng với Hanbiro

Bạn đã bao giờ “mắc kẹt” trong một chuỗi email phê duyệt vô tận chưa? Từ xin nghỉ phép, thanh
toán công tác phí, mua văn phòng phẩm, đến ký kết hợp đồng với khách hàng... mỗi yêu cầu đều
phải ... soạn ít nhất 2 email, gửi cho leader, sếp, kế toán và các bên liên quan. Rồi tiếp tục chờ phản
hồi, liên tục làm mới hộp thư vì sợ bỏ lỡ. Nghe quen chứ? Nhiều người vẫn nghĩ: “Viết email chút
xíu thôi mà, doanh nghiệp nào chẳng làm vậy.” Nhưng trong kỷ nguyên số, suy nghĩ đó đang ngăn
doanh nghiệp bạn tăng tốc.

Vì sao phê duyệt qua email là “cái bẫy” thầm lặng?
Để một yêu cầu được phê duyệt qua Mail, nhân viên phải trải qua quá trình sau:
Nhân viên tạo yêu cầu → gửi cho Leader → Leader yêu cầu bổ sung thông tin → chuyển tiếp cho
Kế toán → Kế toán phản hồi → chuyển lên Sếp phê duyệt → thông báo lại cho người gửi → tổng
hợp và lưu trữ.

📩 Chỉ một quyết định nội bộ thôi nhưng đã kéo theo ít nhất 5 lượt email qua lại — thậm chí còn
nhiều hơn khiến việc phê duyệt không chỉ chậm trễ mà còn tiềm ẩn nhiều hệ lụy:
- Nhân viên mất thời gian chờ đợi sếp phê duyệt và tổng hợp phản hồi, khiến công việc bị trì hoãn
- Dễ bỏ lỡ cơ hội hợp tác nếu sếp đang bận hoặc đi công tác không có mặt ở văn phòng, phê
duyệt bị trễ nhịp so với khách hàng khiến họ chờ đợi quá lâu
- Phát sinh nhiều chi phí ẩn trong quá trình vận hành như thời gian công sức của nhân viên vào
những công việc không tên và các thao tác thủ công, in ấn, lưu trữ dữ liệu rời rạc
- Tăng rủi ro sai sót: thiếu tệp đính kèm, nhầm phiên bản, thất lạc lịch sử phê duyệt.
- Thiếu minh bạch: Khó truy vết người viết yêu cầu phê duyệt, thời gian thực tài liệu được duyệt,
hoặc những yêu cầu cần thay đổi trong quá trình duyệt, đã đến lượt ai phê duyệt và ai chưa duyệt.

Trong cuộc đua số hóa, những nút thắt thủ công như vậy là “phanh tay” kéo lùi tăng trưởng.

Giải pháp: Phần mềm phê duyệt nội bộ - chuẩn hóa quy trình, quyết định nhanh chóng

Ứng dụng phần mềm phê duyệt nội bộ không chỉ thay email bằng một giao diện gọn gàng. Nó tái
thiết kế toàn bộ quy trình phê duyệt theo tiêu chuẩn số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian,
giảm chi phí, và nâng hiệu suất toàn diện.
🔄 Chuẩn hóa quy trình – Đồng bộ dữ liệu trong các phòng ban
Cấu hình luồng phê duyệt linh hoạt theo từng phòng ban, cấp bậc và tình huống. Cùng với đó hệ
thống cung cấp đa dạng các form mẫu có sẵn phù hợp với đặc thù kinh doanh của mỗi doanh
nghiệp chính, từ đề nghị thanh toán, xin nghỉ phép, mua sắm nội bộ, đến các hồ sơ dự án lớn đều
có mẫu sẵn sàng để sử dụng vì vậy việc tạo phê duyệt cũng trở nên rất tiện lợi và nhanh chóng
📬 Tự động hóa luồng thông tin – Không cần email qua lại
Những người liên quan đến dòng phê duyệt đều được hệ thống gửi thông báo tự động giúp mọi
người tránh bỏ sót thông tin, giảm sai sót đồng thời rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả
làm việc
🔍 Minh bạch từng bước – Tra cứu dễ dàng
Lịch sử phê duyệt được lưu lại đầy đủ, rõ ràng ai duyệt, lúc nào, nội dung gì – không còn “truy
lùng” văn bản. Cùng với đó là trình tìm kiếm đa dạng thông qua các trường như: Ngày viết, tiêu
đề, người viết phê duyệt, mã số tài liệu…tránh việc mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm lại tài liệu
cũ
📊 Dữ liệu được số hóa và đồng bộ theo thời gian thực
Kết nối liên phòng ban, tất cả cùng làm việc trên một nền tảng dữ liệu thống nhất. Dữ liệu luôn
được cập nhật theo thời gian thực tế giúp bạn luôn cập nhật thông tin nhanh chóng
💼 Không chỉ tiết kiệm – Mà là đầu tư chiến lược
Ứng dụng phần mềm phê duyệt giúp doanh nghiệp:
🚀 Đưa ra quyết định nhanh chóng, đúng thời điểm – Nắm bắt cơ hội kinh doanh
💰 Giảm chi phí in ấn, chuyển phát hồ sơ và thời gian xử lý
🔐 Tăng tính kiểm soát và bảo mật thông tin nội bộ
🙌 Nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên – thao tác nhanh, rõ ràng, minh bạch
👉 Đừng để một quy trình lỗi thời cản bước doanh nghiệp bạn bứt phá!
📲 Đã đến lúc chuyển đổi số trong quy trình nội bộ – bắt đầu từ việc đơn giản nhất: phê duyệt
thông minh.

Thông tin liên hệ: hanbiro.vn/lien-he
Hotline: 18006346
Email: vina@hanbiro.com

Chia sẻ cho bạn bè!