Khi Excel không phải công cụ phê duyệt!

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) vẫn
cố gắng duy trì lối vận hành thủ công vì ngại thay đổi. Không ít doanh nghiệp vẫn sử dụng Excel
để ... tạo biểu mẫu xin phê duyệt, rồi gửi qua email, tin nhắn hoặc thậm chí in giấy để sếp ký duyệt.
Excel, dù là công cụ tuyệt vời cho việc tính toán và phân tích dữ liệu, nhưng khi bị áp dụng sai
công năng vào khâu phê duyệt nội bộ, nó lại bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng, gây lãng phí thời
gian, khó kiểm soát và tiềm ẩn rủi ro vận hành lớn cho doanh nghiệp.

⚠️Hệ Lụy Khó Lường Khi Lạm Dụng Excel Trong Phê Duyệt
❌ Khó khăn trong việc tìm kiếm những yêu cầu phê duyệt cũ
Trong quá trình phê duyệt, không phải lúc nào yêu cầu của bạn cũng được sếp ký duyệt ngay. Sẽ
có những trường hợp cần bổ sung thông tin hoặc chỉnh sửa nội dung trước khi được phê duyệt
chính thức.
Mỗi lần như vậy, một bản mới lại được tạo ra. Sau một thời gian, việc xác định phiên bản nào là
bản được duyệt cuối cùng hay theo dõi chi tiết các thay đổi giữa các lần cập nhật gần như trở nên
bất khả thi nếu không ghi chép và quản lý thủ công

❌ Quy trình lặp lại tốn thời gian
Mỗi khi cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, nhân viên phải thực hiện lại toàn bộ các bước: nhận thông
tin, cập nhật nội dung và gửi lại để xin phê duyệt. Quy trình lặp đi lặp lại này khiến mất nhiều thời
gian và làm chậm tiến độ công việc, đặc biệt trong môi trường có nhịp độ xử lý nhanh.

❌ Thách thức trong lưu trữ chứng từ
Các hồ sơ và chứng từ phê duyệt được lưu rải rác trên nhiều nơi như tủ đựng hồ sơ, ổ đĩa hoặc
hộp thư cá nhân. Khi cần tra cứu, đối chiếu thông tin hay kiểm toán… việc tìm lại thông tin trở nên
mất nhiều thời gian và chiếm dụng dung lượng lưu trữ không cần thiết

❌ Tắc nghẽn khi người duyệt vắng mặt
Một vấn đề quen thuộc trong nhiều doanh nghiệp: khi người quản lý hoặc sếp đi công tác, toàn bộ
hồ sơ chờ ký duyệt bị ứ đọng, khiến tiến độ xử lý công việc và các dự án quan trọng bị chậm trễ
đáng kể.

🚀 Bước Chuyển Mình Với Phần Mềm Phê Duyệt Điện Tử
Để giải quyết triệt để những “điểm nghẽn” trong quy trình phê duyệt, việc ứng dụng phần mềm phê
duyệt điện tử là bước đi tất yếu cho các doanh nghiệp SME hướng đến phát triển bền vững.
Công nghệ này mang lại sự chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả vượt trội trong vận hành.

⚙️ Quản Lý Form & Luồng Công Việc Tối Ưu

Phần mềm phê duyệt điện tử giúp chuẩn hóa và tăng tốc toàn bộ quy trình phê duyệt thông qua:

✅ Form mẫu linh hoạt: Hệ thống tích hợp sẵn nhiều loại biểu mẫu phù hợp với từng nhu cầu như
đề xuất mua sắm, xin nghỉ phép, duyệt chi phí... Người dùng chỉ cần chọn form, điền thông tin và
gửi phê duyệt — đơn giản và nhanh chóng.

✅ Thông báo tức thời: Mọi hoạt động như gửi, nhận, bình luận hay phê duyệt đều được hệ thống
cập nhật và thông báo ngay lập tức, giúp không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng.

🌐 Minh Bạch & Dễ Dàng Truy Cập Mọi Nơi

Điểm mạnh của hệ thống điện tử là đảm bảo tính minh bạch và liên tục của quy trình làm việc:

✅ Hỗ trợ đa thiết bị: Dù ở bất kỳ đâu, chỉ cần có Internet, người duyệt vẫn có thể truy cập và ký
hồ sơ ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng – chấm dứt tình trạng hồ sơ bị ứ đọng khi sếp đi
công tác.

✅ Tìm kiếm thông minh: Không còn cảnh dò tìm từng file – người dùng có thể tra cứu theo tiêu
đề, mã số, bộ phận, người viết hoặc tên biểu mẫu. Mọi thông tin đều được truy xuất chỉ trong vài
giây.

✅ Phân loại hồ sơ rõ ràng: Hệ thống tự động sắp xếp yêu cầu theo trạng thái như Đã gửi, Đã
nhận, Chờ duyệt, Từ chối/Hủy, Hoàn thành giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ.

Việc tiếp tục dựa vào Excel cho các quy trình phức tạp như phê duyệt không chỉ lãng phí thời gian
và nguồn lực, mà còn là rào cản lớn đối với sự linh hoạt của doanh nghiệp.
Chuyển đổi sang phần mềm phê duyệt điện tử là bước đi cần thiết để số hóa quy trình, tăng
cường tính minh bạch, và tối ưu hiệu suất vận hành.

👉 Đừng để những bảng Excel kìm hãm bước tiến của doanh nghiệp bạn.
💬 Hãy để lại bình luận hoặc inbox ngay hôm nay để được chúng tôi tư vấn chi tiết về giải pháp
phần mềm phê duyệt điện tử, giúp bạn tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành!

#pheduyetdientu #toiuuvanhanh #Chuyendoiso #Quantrihieuqua #Tietkiemthoigian

Để tìm hiểu thêm về phần mềm và nhận ưu đãi trải nghiệm dịch vụ miễn phí, hãy liên hệ với
Hanbiro ngay hôm nay:
Thông tin liên hệ: hanbiro.vn/lien-he
Hotline: 18006346
Email: vina@hanbiro.com

Chia sẻ cho bạn bè!