Chứng Từ Nhập Khẩu: Thông Tin Mới Nhất 2025

Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Đầy Đủ Nhất Hiện Nay
Các loại chứng từ nhập khẩu khi vận chuyển hàng hóa. Một số lưu ý khi làm chứng từ xuất nhập
khẩu. VietAviation dịch vụ vận chuyển uy tín.
Chứng ... từ nhập khẩu là phần không thể thiếu khi tham gia hoạt động nhập khẩu hàng hóa trong
nước. Việc chuyển bị đầy đủ chứng từ giúp quá trình vận chuyển và thông quan hàng hóa diễn ra
thuận lợi. Tuy nhiên hiện nay việc làm chứng từ khi tham gia vận chuyển hàng hóa về nước cần
lưu ý gì? Quy trình khai báo một bộ chứng từ ra sau? Trong bài viết này VietAviation sẽ chia sẻ tất
tần tật về chứng từ nhập khẩu nhé!!!
I. Chứng từ nhập khẩu là gì?
1. Định nghĩa chứng từ trong nhập khẩu hàng hóa
Bộ chứng trong nhập khẩu hàng hóa có vai trò rất quan trọng khi muốn nhập hàng hóa nào đó. Bộ
chứng từ này là những văn kiện chứa định thông tin hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán.
Chứng từ là căn cứ để chứng minh việc nhận hàng, thanh toán, thiếu nại, bồi thường khi có sự
mâu thuẫn giữa 2 bên.
Thông thường vận chuyển hàng quốc tế chia làm 2 loại là chính ngạch và tiểu ngạch, trong đó:
Hàng tiểu ngạch không có chứng từ nhập khẩu đi kèm hay còn gọi là hàng xách tay hoặc hàng
lậu.
Hàng chính ngạch thường là những kiện hàng, kiện container lớn. Các hàng hóa này cần làm thủ
tục hải quan nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng.
2. Chức năng chứng từ trong nhập khẩu hàng hóa
Chứng từ trong nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc nêu rõ đặc điểm, giá trị, chất lượng
mỗi đơn hàng. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua trả tiền trước khi nhận.
Thông thường, những chứng từ chủ yếu của nó sẽ gồm:
Hóa đơn thương mại
Bảng kê chi tiết
Phiếu đóng gói
Giấy chứng nhận chất lượng
Các giấy tờ liên quan khác nếu có
II. Bộ chứng từ nhập khẩu gồm những giấy tờ nào?
Một bộ chứng từ trong nhập khẩu phải có những giấy tờ sau:
1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán, trong đó có quy định rõ về loại hàng, số
lượng. Cũng như chất lượng, giá cả và phương thức thanh toán và vận chuyển.
Đây là tài liệu pháp lý cơ bản làm nền tảng cho mọi chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập
khẩu.
1.1. Chức năng Sales Contract của bộ chứng từ trong nhập khẩu
Ràng buộc pháp lý: Hợp đồng là tài liệu pháp lý quan trọng để ràng buộc trách nhiệm giữa 2 bên.
Là cơ sở để giải quyết tranh chấp phát sinh.
Cơ sở phát hành chứng từ: Các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn,...được lập dựa trên
điều khoản hợp đồng.
Quy định các điều khoản: Hợp đồng thương mại quy định các điều khoản quan trọng như
Incoterms, phương thức thanh toán và điều kiện bảo hiểm.
1.2. Nội dung của bộ chứng từ trong nhập khẩu
Nội dung trong hợp đồng thương mại phải đảm bảo:
Thông tin bên mua và bên bán: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ
Mô tả hàng hóa: Loại hàng, số lượng, chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thật kèm theo.
Giá trị hợp đồng: Tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms).
Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán (T/T, L/C) thời gian và ngân hàng liên quan.
Phương thức giao hàng và vận chuyển: Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện giao hàng.
Thời hạn giao hàng: Quy định rõ ngày giao hàng, thời gian giao hàng muộn và các chế tài áp
dụng.
Điều khoản bảo hiểm, khiếu nại và phạt vi phạm: Quy định bên nào chịu trách nhiệm về bảo hiểm,
mức bảo hiểm được áp dụng. Cũng như cách giải quyết nếu hàng hóa không đáp ứng điều kiện
hợp đồng.
1.3. Vai trò của hợp đồng thương mại trong bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu
Hợp đồng thương mại là căn cứ để giải quyết các tranh chấp thương mại. Trong trường hợp xảy
ra tranh chấp liên quan đến chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng. Các cơ quan tòa án quốc
tế sẽ xem xét hợp đồng để phán quyết.
2. Hóa đơn thương mại của bộ chứng từ trong nhập khẩu
Là chứng từ tài chính do người bán lập và gửi cho người mua nhầm yêu cầu thanh toán cho lô
hàng. Thể hiện giá trị hàng hóa và là cơ sở để tính thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế liên
quan khác.
2.1. Chức năng trong bộ chứng từ nhập khẩu
Tài chính: Hóa đơn thương mại là cơ sở để xác định số tiền người mua thanh toán cho người bán.
Điều này dựa trên giá trị ghi trong hóa đơn.
Cơ sở tính thuế: Hải quan dựa trên hóa đơn thương mại để xác định giá trị hàng hóa. Từ đó tính
các khoản thuế có liên quan như thuế VAT.
Bằng chứng pháp lý: Hóa đơn thương mại là bằng chứng pháp lý khi có tranh chấp liên quan đến
giá trị, số lượng, chất lượng hàng.
2.2. Nội dung hóa đơn thương mại của chứng từ trong nhập khẩu
Một hóa đơn thương mại cần ghi đầy đủ thông tin sau:
Tên, địa chỉ người mua và người bán
Mô tả hàng hóa: Loại, số lượng và chất lượng hàng hóa.
Đơn giá và tổng giá trị lô hàng
Điều kiện giao hàng (Incoterms): Như FOB, CIF, EXW,..
Điều kiện thanh toán: T/T (telegraphic transfer), L/C (letter of credit) hoặc các phương thức khác.
Ngày phát hành và mã hóa đơn.
2.3. Lập hóa đơn thương mại cho bộ chứng từ trong nhập khẩu cần lưu ý gì
Khi lập hóa đơn thương mại, ta cần lưu ý:
Sự trùng khớp với các chứng từ khác: Thông tin hóa đơn phải khớp với các chứng từ khác. Bất kỳ
sai sót về số lượng, đơn giá hoặc mô tả hàng hóa có thể dẫn đến chậm trễ khi vận chuyển hàng.
Tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn cần phải được lập đúng mẫu và phù hợp với yêu cầu của hải
quan
3. Phiếu đóng gói của bộ chứng từ trong nhập khẩu
Phiếu đóng gói là tiều liệu liệt kê cách thức hàng hóa được đóng gói bao gồm:
Số lượng kiện
Trọng lượng kiện
Cách đóng gói từng loại hàng
Phiếu này được phát hành bởi người bán để đối chiếu với hóa đơn thương mại và vận đơn.
Phòng khi trường hợp kiểm tra hải quan khi vận chuyển hàng hóa.
3.1. Chức năng phiếu đóng gói đối với chứng từ trong nhập khẩu.
Kiểm tra hàng hóa: Phiếu đóng gói giúp hải quan và người vận chuyển kiểm tra hàng hóa có khớp
với thông tin chứng từ khác không. Đồng thời giúp người nhận dễ dàng kiểm tra số lượng và tình
trạng hàng hóa.
Quản lý vận chuyển: Qua phiếu đóng gói, người vận chuyển biết được cách thức hàng được sắp
xếp, đóng gói, vận chuyển. Từ đó giúp giảm rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
3.2. Nội dung cơ bản của phiếu đóng gói
Trên phiếu đóng gói sẽ có những nội dung cơ bản sau:
Thông tin người bán, người mua.
Chi tiết các kiện hàng: Số lượng kiện, mô tả từng loại hàng trong mỗi kiện.
Trọng lượng tịnh và trọng lượng tổng
Kích thước kiện (Dài x rộng x cao)
Cách thức đóng gói: Hộp, thùng, pallet hoặc container.
3.3. Phiếu đóng gói có vai trò gì trong bộ chứng từ trong nhập khẩu
Kiểm tra hàng: Khi hàng nhập cảng, người nhận và hải quan sẽ dựa vào phiếu đóng gói để kiểm
tra số lượng, tình trạng hàng. Điều này nhằm tránh nhầm lẫn và sai sót trong quá trình giá nhận.
Quản lý chi phí vận chuyển: Thông qua trọng lượng, kích thước kiện hàng, người vận chuyển có
thể tính toán chi phí một cách chính xác.
4. Vận đơn (Bill of Lading) của bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu.
Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển phát hàng. Nhằm xác định hàng hóa đã được vận
chuyển từ cảng xuất đến cảng nhập theo yêu cầu của người gửi.
Vận đơn đặc biệt quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu bằng đường biển.
4.1. Chức năng trong bộ chứng từ nhập khẩu
Biên nhận: Vận đơn là biên nhận của bên vận chuyển xác nhận rằng hàng hóa đã được xếp lên
tàu. Cũng như hàng sẽ được vận chuyển đến cảng đích.
Chứng từ sở hữu hàng hóa: Là chứng từ thể hiện quyền sỡ hữu hàng hóa. Người nắm giữ vận
đơn có quyền nhận hàng từ người vận chuyển đến cảng.
Hợp đồng vận chuyển: Vận đơn là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và người
vận chuyển. Trên chứng từ này sẽ quy định các điều khoản và điều kiện vận chuyển.
4.2. Vận đơn của chứng từ trong nhập khẩu gồm những loại nào?
Vận đơn gốc (Original Bill of Lading): Là loại vận đơn phổ biến nhất, có thể chuyển nhượng và
được sử dụng để giao hàng.
Seaway Bill: Không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa mà chỉ là tài liệu xác nhận vận chuyển.
Chứng từ này được sử dụng khi không cần phải chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa.
Telex Release: Là hình thức điện tử hóa của vận đơn gốc. Từ đó giúp người nhận hàng không cần
phải giữ vận đơn gốc khi lấy hàng tại cảng.
4.3. Nội dung của vận đơn
Thông tin về người gửi và người nhận hàng.
Mô tả hàng hóa: Số lượng, trọng lượng, loại hàng.
Số hiệu tàu và tuyến hành trình
Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, etc.)
Vận đơn đóng vai trò quyết định trong quá trình giao nhận và thanh toán giao dịch quốc tế. Nó
đảm bảo quyền sở hữu hàng được chuyển giao một cách an toàn và hợp pháp. Đồng thời là công
cụ quan trọng trong việc quản lý rủi ro.
5. Tờ khai hải quan của bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu
Tờ khai hải quan là tài liệu mà người xuất, nhập khẩu khai báo với cơ quan hải quan của quốc giá.
Hoặc nhập khẩu về hàng hóa được vận chuyển qua biên giới.
Tờ khai hải quan có thể được nộp dưới dạng giấy hoặc điện tử. Việc này tùy thuộc vào quy định
của từng quốc giá.
5.1. Tờ khai có chức năng gì trong bộ chứng từ trong nhập khẩu.
Chứng từ khai báo hải quan: Tờ khai quan là tài liệu bắt buộc trong quá trình thông quan hàng
hóa. Nó cung cấp thông tin về loại hàng, trị giá, phương thức và mục đích nhập khẩu.
Cơ sở tính thuế: Hải quan dựa trên thông tin trong tờ khai để tính toán thuế nhập khẩu. Cũng như
thuế VAT và các loại thuế khác có liên quan.
Giám sát hàng hóa: Tờ khai hải quan giúp cơ quan chức năng giám sát và kiểm tra tính hợp pháp
của hàng hóa. Việc này nhằm đảm bảo tuân các quy định về kiểm dịch, an toàn và bảo vệ môi
trường.
5.2. Tờ khai có nội dung gì trong bộ chứng từ trong nhập khẩu.
Thông tin về người xuất và người nhập
Mô tả hàng hóa như số lượng, chủng loại, giá trị hàng.
Thông tin cảng xếp và cảng dỡ hàng.
Trị giá hàng hóa và thuế suất áp dụng.
5.3. Tầm quan trọng của tờ khai hải quan.
Thông quan hàng hóa: Không có tờ khai hải quan, hàng hóa sẽ không được thông quan và có thể
bị giữ lại.
Kiểm soát tính pháp lý: Tờ khai hải quan đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định pháp lý của
quốc gia nhập khẩu.
III. Những chứng từ khác có thể có trong chứng từ nhập khẩu
Là những chứng từ không bắt buộc nhưng trong một số trường hợp cần bổ sung nếu các nước
yêu các:
Tín dụng thư (L/C): Là thư được ngân hàng viết theo yêu cầu người nhập. Theo đó cam kết trả
tiền cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định khi trình được chứng từ hợp lệ.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về thông tin lô hàng và số tiền cần
thanh toán.
Chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng từ cho biết hàng được sản xuất ở quốc gia hoặc vùng lãnh thổ
nào. Điều này khá quan trọng đối với chủ hàng trong một số trường hợp. Chứng nhận C/O giúp
người gửi nhận được ưu đãi thuế suất hoặc giảm thuế.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
Việc mua bảo hiểm do người bán hoặc người mua đảm nhiệm căn cứ vào điều kiện giao hàng.
Chứng từ kiểm dịch: Là chứng nhận được cấp bởi cơ quan kiểm dịch (thường là thực vật hoặc
động vật). Mục đích là để năng sự lây lan dịch bệnh khi hàng di chuyển từ quốc gia này sang quốc
gia khác.
IV. Một số chứng từ nhập khẩu bắt buộc khác
Ngoài các chứng từ trên, dưới đây là một số bộ chứng từ khác thường gặp khi tham gia xuất nhập
khẩu:
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality).
Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
Phiếu an toàn hóa chất (MSDS)
Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of Analysis)
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
Lưu ý: Những chứng từ này chỉ bắt buộc với một vài hàng nhất định.
V. Làm chứng từ nhập khẩu thường gặp sai sót gì?
Dưới đây là một số rủi ro khi làm bộ chứng từ nhập khẩu:
1. Sai tên hàng hóa bằng tiếng Việt khi làm chứng từ nhập khẩu
Việc khai không chính xác hoặc không rõ ràng về tên hàng có thể gây rắc rối trong quá trình thông
quan. Điều này dễ dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Ví dụ: Một sản phẩm có tên là “Đồ chơi Trung Thu” mà bạn lại khai là “Bánh Trung Thu” thì chắc
chắn sẽ bị hải quan giữ lại và kiểm tra.
2. Sai mã HS code khi làm chứng từ trong nhập khẩu
Mã HS là công cụ quan trọng trong việc phân loại và áp thuế suất nhập khẩu.. Sai mã HS có thể
dẫn đến việc doanh nghiệp bị áp thuế sai hoặc gặp các vấn đề pháp lý.
3. Điền sai hoặc thiếu thông tin khi làm chứng từ trong nhập khẩu
Các lỗi điền hoặc sai thông tin hoặc chọn sai mã HS là hình tờ khai là những lỗi rất phổ biến.
4. Không đồng bộ thông tin trên chứng từ.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm nhiều tài liệu như:
Hóa đơn thương mại
Hợp đồng mua bán
Catalogue sản phẩm
Việc không nhất quán về mô tả, mã hiệu sản phẩm giữa các tài liệu này có thể gây khó khăn.
Thậm chí phải bị chậm khi điều chỉnh tờ khai.
5. Khai không đúng đơn vị tiền tệ khi làm chứng từ trong xuất nhập khẩu
Dù phần lớn giao dịch sử dụng USD, nhưng đôi khi có thể chuyển qua các đơn vị khác như GBP,
EUR, DKK. Việc quên chuyển đổi đơn vị tiền tệ dẫn đến sai lệch trong tờ khai hải quan.
6. Khai sai nước xuất khi làm chứng từ trong nhập khẩu
Sai sót về khai báo nước xuất xứ không chỉ ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu. Mà còn dẫn đến việc
hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra thêm.
7. Tên hóa đơn không phù hợp khi làm chứng từ trong nhập khẩu
Trong một số trường hợp, việc sử dụng “Hóa đơn thương mại” khi mở tờ khai có thể gây rắc rối
8. Hợp đồng, Invoice thiếu chữ ký.
Nhiều công ty sử dụng hệ thống hóa đơn tự động không có chữ ký hoặc con dấu. Điều này gây
khó khăn khi xin các giấy phép hoặc thực hiện thủ tục hải quan.
9. Khai sai mã hiệu hàng hóa khi làm chứng từ trong nhập khẩu.
Sai mã hiệu hàng hóa là lỗi nghiêm trọng, đặc biệt khi hàng hóa bị kiểm hóa. Lỗi này có thể dẫn
đến phạt hàng chính hoặc kéo dài thời gian thông quan.
10. Mở tờ khai khi chưa đủ giấy phép
Việc mở tờ khai khi chưa đủ giấy phép có thể dẫn đến phạt hành chính từ 30 triệu đến 50 triệu.
VI. Quy trình làm chứng từ nhập khẩu
Quy trình làm chứng từ nhập khẩu sẽ bao gồm 5 bước chính:
Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa khi nhập khẩu
Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ
các loại chứng từ cần thiết, bao gồm:
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói
Vận đơn
Giấy chứng nhận xuất xứ
Các giấy tờ liên quan khác
Doanh nghiệp có thể in mẫu đơn từ hệ thống hoặc điền trực tiếp trên các phần mềm quản lý trước
khi in. Việc chuẩn bị kỷ ngay từ đầu đảm bảo chính xác của thông tin. Cũng như tránh sai sót khi
làm thủ tục hải quan.
Lưu ý:
Tất cả các chứng từ phải khớp với nhau về thông tin liên quan đến số lượng, giá trị, mô tả hàng
hóa.
Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc trì hoãn trong quá trình thông quan.
Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan khi làm chứng từ trong nhập khẩu
VNACCS là hệ thống khai báo hải quan điện tử bắt buộc được áp dụng tại Việt Nam.
Doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ quan hải quan để được hướng dẫn cài đặt và cấu hình phần
mềm.
Phần mềm này cho phép doanh nghiệp khai báo tờ khai hải quan, truyền thông điện tử đến cơ
quan hải quan. Cũng như nhận phản hồi nhanh chóng, từ đó giúp quy trình trở nên đơn giản, tiện
lợi hơn.
Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyển ngành khi làm chứng từ xuất nhập khẩu
Trong trường hợp hàng nhập khẩu thuộc danh mục cần được kiểm tra chuyên ngành như y tế,
thực phẩm. Doanh nghiệp phải thực hiện thêm bước đăng ký kiểm tra chuyển ngành.
Việc kiểm tra chuyên ngành đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn theo quy
định.
Tùy thuộc vào loại hàng, doanh nghiệp có thể cần nộp hồ sơ cho các cơ quan như:
Bộ Y tế
Bộ Khoa học và Công nghệ
Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Sau khi có kết quản kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đạt yêu
cầu. Nếu hàng hóa không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp có thể qua bước này.
Bước 4: Khai tờ khai hải quan khi làm chứng từ trong nhập khẩu
Sau khi cày xong phần mềm VNACCS và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ. Doanh nghiệp có thể tiến
hành khai báo và thông quan tờ khai. Quy trình khai báo hải quan gồm:
Truyền tờ khai: Thông tin tờ khai sẽ được truyền trực tiếp từ hệ thống của doanh nghiệp lên phần
mềm VNACCS. Doanh nghiệp sẽ nhận được số tờ khai hệ thống sau khi truyền thành công.
Nhận lệnh giao hàng: Sau khi khai báo tờ khai, người nhập khẩu nhận lệnh giao hàng từ đại lý
hãng tàu. Lệnh giao hàng là tài liệu quan trọng, cho phép người nhập khẩu nhận hàng từ cảng và
vận hàng về kho.
Bước 5: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Đây là bước cuối cùng khi làm các chứng nhân nhập khẩu hàng hóa bao gồm:
Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ
Kiểm tra hàng hóa: Tùy thuộc vào loại hàng, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế xem thông
tin hàng có khớp với khai báo không. Hàng hóa sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, tình
trạng đóng gói và thông tin.
Thông quan: Sau khi hoàn tất kiểm tra và xử lý, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai.
Người nhập khẩu sau đó có thể sắp xếp vận chuyển hàng về kho.
VIII. Kết Luận,
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về chứng từ nhập khẩu. Hy vọng những chia sẻ từ bài
viết trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.
Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hoá của bạn thông quan dễ dàng.
Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh
mặt hàng này nhé!
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến
số hotline 0842.001.900-0908.315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!
Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation Cargo
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -
Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất

Chia sẻ cho bạn bè!