Không có lịch sử trao đổi = Mất dấu tiến độ công việc

Trong môi trường Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), tốc độ và hiệu quả là yếu tố cốt lõi cho sự
phát triển. Nhưng khi không có lịch sử trao đổi rõ ràng, thì mọi thứ dễ dàng rơi vào trạng thái hỗn ...
loạn.
Cùng điểm qua vài tính huống điển hình thường hay xuất hiện trong Doanh nghiệp (SME) để thấy
được mức độ nghiêm trọng của vấn đề:
🔍 TÌNH HUỐNG 1: KHÔNG BIẾT AI ĐÃ GIAO VIỆC
- Nhân viên được cấp trên giao xử lý yêu cầu từ khách hàng, nhưng trao đổi chỉ diễn ra bằng
miệng hoặc qua tin nhắn cá nhân
- Khi khách hàng liên hệ lại để hỏi tiến độ, không ai trong nội bộ nắm rõ tình trạng công việc.
Không nhớ ai là người giao, ai là người tiếp nhận, cũng không có thông tin deadline cụ thể
→ Dẫn đến công việc hỗ trợ khách hàng bị trì hoãn, hình ảnh dịch vụ bị ảnh hưởng. Khi cần quy
trách nhiệm, không ai đứng ra nhận vì… không có bằng chứng giao việc rõ ràng.
⏳ TÌNH HUỐNG 2: TRAO ĐỔI QUA MIỆNG – LÚC CẦN KHÔNG THẤY
- Trong cuộc họp đầu tuần, cấp trên có nhắc nhanh về việc cập nhật bảng báo giá mới để phù hợp
với chính sách đã thống nhất với khách hàng
- Tuy nhiên, không có ai ghi chú lại nội dung, không có email/tài liệu nhắc lại, cũng không cập nhật
chính thức trên hệ thống
- Kết quả: Sau vài ngày, không ai nhớ rõ nội dung cần chỉnh sửa, nhân viên vẫn sử dụng bảng giá
cũ để gửi cho khách hàng.
→ Đến khi khách kiểm tra lại, phát hiện báo giá không đúng với thỏa thuận trước đó với cấp trên
– gây mất uy tín, ảnh hưởng niềm tin của khách, và cả nội bộ phải mất thời gian xử lý lại.
📩 TÌNH HUỐNG 3: THAY NGƯỜI, MẤT LUÔN DỮ LIỆU
- Nhân viên cũ nghỉ việc và bàn giao lại cho người mới tiếp nhận. Tuy nhiên, toàn bộ công việc
trước đó chỉ được ghi chú bằng giấy tờ cá nhân hoặc lưu rải rác trong email, tin nhắn – không có
hệ thống quản lý chung
- Không có lịch sử trao đổi được lưu trữ rõ ràng, cũng không có thông tin cụ thể về tiến độ từng
công việc đã thực hiện đến đâu.
- Nhân viên tiếp nhận phải mất cả tuần để tự mày mò, lục lại thông tin, thậm chí phải hỏi lại từ đầu
hoặc làm lại những phần việc đã từng làm rồi nhưng không có bằng chứng lưu lại
→ Dù đã cố gắng rà soát, vẫn không tránh khỏi sai sót – gây chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ dự
án và khiến khách hàng không hài lòng với chất lượng dịch vụ
❗ Từ những tình huống trên, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy những hệ lụy nghiêm trọng khi
doanh nghiệp không có lịch sử trao đổi công việc rõ ràng:
⏳ Công việc bị trễ deadline vì không ai nắm được yêu cầu cụ thể và thời hạn chính xác
😟 Khách hàng không hài lòng vì phản hồi chậm trễ, xử lý không đúng như cam kết
🔍 Nhân viên mất thời gian tra lại thông tin cũ, ảnh hưởng hiệu suất làm việc
📉 Quản lý khó theo dõi tiến độ, không có cơ sở để đánh giá và điều phối công việc kịp thời
🚫 Dự án dễ rơi vào tình trạng rối rắm, thiếu kiểm soát, đặc biệt khi có thay đổi nhân sự hoặc phát
sinh vấn đề


➡️ TẤT CẢ CHỈ VÌ: KHÔNG CÓ MỘT HỆ THỐNG GHI NHẬN LỊCH SỬ TRAO ĐỔI ĐẦY ĐỦ VÀ
RÕ RÀNG.
💡 VẬY GIẢI PHÁP LÀ GÌ?
Để tránh lặp lại những sai lầm trên, doanh nghiệp cần:
✅ Ứng dụng hệ thống quản lý công việc tập trung, nơi tất cả trao đổi, cập nhật được ghi nhận
trực tiếp trên một nền tảng thống nhất, dễ sử dụng và đồng bộ giữa các bộ phận
✅ Lưu trữ lịch sử giao việc, trao đổi, cập nhật tiến độ rõ ràng theo từng nhiệm vụ và có thể truy
xuất bất cứ lúc nào
✅ Phân quyền rõ ràng, gắn trách nhiệm đến từng cá nhân, tránh tình trạng bỏ sót hoặc chồng
chéo nhiệm vụ.
✅ Đảm bảo tính liên tục của dự án, ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự, người mới có thể tiếp
nhận nhanh chóng nhờ dữ liệu được lưu trữ đầy đủ
📌 Nhớ rằng: Quản lý tốt bắt đầu từ việc kiểm soát được thông tin.
Đừng để sự thiếu minh bạch trong trao đổi làm chậm bước tiến của cả doanh nghiệp.
#Quanlycongviec #Hanbiro #SME

Để tìm hiểu thêm về phần mềm và nhận ưu đãi trải nghiệm dịch vụ miễn phí, hãy liên hệ với
Hanbiro ngay hôm nay:
Thông tin liên hệ: hanbiro.vn/lien-he
Hotline: 18006346
Email: vina@hanbiro.com

Chia sẻ cho bạn bè!