Giao tiếp nhiều kênh – Lãng phí thời gian họp gấp đôi!

Một cuộc họp kéo dài 1 tiếng, nhưng mất đến 30 phút chỉ để:
- Bộ phận chuẩn bị phòng họp gửi tin nhắn nhắc lịch đến toàn bộ người tham gia qua tin nhắn
riêng
- Gửi link nội dung cuộc họp, ... in tài liệu và phát tay cho những người tham gia
- Kiểm tra ai chưa đọc, ai sót thông báo và nhắn lại lần nữa
Vì sao tình trạng này cứ lặp đi lặp lại?!
- Không thống nhất công cụ giao tiếp nội bộ
Doanh nghiệp cho phép nhân viên sử dụng nhiều ứng dụng chat miễn phí khác nhau – dẫn đến
việc giao tiếp bị phân tán, không có quy chuẩn chung. Mỗi người dùng một nền tảng theo sở thích
cá nhân, khiến việc trao đổi trở nên rời rạc.
- Thông tin lưu trữ không đồng bộ
Tài liệu, lịch họp, file công việc… không được lưu trữ tập trung. Nhân viên khó truy cập, tìm lại
thông tin, dẫn đến mất thời gian, thậm chí bỏ sót.
- Công cụ họp online không đáp ứng nhu cầu thực tế
Các chi nhánh thường xuyên họp online nhưng nền tảng hiện tại không hỗ trợ hiệu quả, việc vừa
chia sẻ tài liệu, vừa thảo luận. Cuộc họp kéo dài nhưng hiệu suất lại thấp. Ngoài ra, các phòng
họp miễn phí thường bị giới hạn thời gian, khiến người chủ trì phải tạo nhiều phòng khác nhau.
Việc đang trao đổi phải gián đoạn để chuyển sang phòng mới gây ảnh hưởng đến mạch thảo luận
và hiệu quả cuộc họp.
- Tìm kiếm thông tin khó khăn, tốn thời gian
Mỗi lần cần tra cứu lại nội dung cũ phải “truy lùng” khắp nơi trên các nhóm chat. Thông tin bị trôi,
không có hệ thống phân loại hay tiêu đề rõ ràng.
👉 Đây chính là vấn đề phổ biến ở rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Giao tiếp bị phân mảnh, thiếu đồng bộ, khiến công việc gián đoạn, mất thời gian cho những việc
không tên và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc.
❗Hậu quả của việc “đa kênh – đa rối” là gì?
- Tốn thời gian cho các thao tác lặp lại
Liên tục phải tìm lại file đã gửi, thông báo cũ. Dù các công cụ chat miễn phí có chức năng "ghim",
nhưng với khối lượng thông tin lớn mỗi ngày/tuần/tháng, việc tìm kiếm lại vẫn rất khó khăn – đặc
biệt khi không có tiêu đề rõ ràng.
- Luồng thông tin dễ bị đứt đoạn
Các cuộc trò chuyện xen kẽ quá nhiều nội dung khiến thông tin chính bị trôi, người đọc khó theo
dõi mạch công việc
- Tăng nguy cơ hiểu sai – làm sai
Khi thông tin không rõ ràng, không được nhấn mạnh hoặc bị lẫn lộn trong các đoạn hội thoại,
nhân viên dễ hiểu nhầm yêu cầu hoặc xử lý sai đầu việc
- Nhân sự mệt mỏi vì "nhiễu thông tin"
Phải liên tục kiểm tra nhiều nền tảng, cập nhật thông tin từ nhiều nhóm chat khiến nhân viên căng
thẳng, quá tải.
- Cuộc họp kém hiệu quả
Thời gian họp bị kéo dài, nội dung rời rạc, thiếu tập trung – hiệu quả họp giảm đi một nửa.
📌 Đã đến lúc đặt lại câu hỏi:
- Doanh nghiệp của bạn đang vận hành hiệu quả, hay chỉ đang cố gắng "vá víu" để không ai bị bỏ
sót?
- Có thực sự cần dùng tới 4–5 ứng dụng chỉ để xử lý một công việc đơn giản?
- Việc giao tiếp nội bộ tốn quá nhiều thời gian và công sức – Liệu có đáng không?
💡 Giải pháp không nằm ở số lượng công cụ – mà ở sự đồng bộ
💬 Tập trung thông tin: Tất cả trao đổi, tài liệu, lịch họp – nằm trong một không gian làm việc duy
nhất
📞 Kết nối tức thời: Họp nhóm, gọi thoại, video mọi lúc, mọi nơi– dù bạn ở văn phòng hay đang
công tác xa.
📂 Tìm kiếm dễ dàng: Lưu trữ và tra cứu tin nhắn, file, hình ảnh chỉ với vài thao tác
🌐 Chuyên nghiệp hơn: Phối hợp mượt mà với đối tác, khách hàng – không cần cài thêm các
ứng dụng rườm rà.
👨‍💻 Làm việc thông minh hơn: Tập trung đúng nội dung, giảm lan man, tiết kiệm thời gian cho cả
Bộ phận
⏰ Đừng để thời gian và năng lượng của đội ngũ bị rút cạn chỉ vì dùng quá nhiều ứng dụng!
💼 Một hệ thống giao tiếp nội bộ đồng bộ, tập trung sẽ giúp doanh nghiệp:
- Rút ngắn thời gian họp, loại bỏ những buổi họp kém hiệu quả
- Cải thiện tốc độ làm việc trong nội bộ tránh gây ra những tình trạng mệt mỏi vì mất quá nhiều
thời gian vào những công việc không tên
- Tăng tốc độ phối hợp giữa các phòng bạn và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể
👉 Thay đổi cách bạn giao tiếp – cũng là lúc doanh nghiệp bạn chuyển mình thông minh hơn.

#SME #Giaotiepnoibo #HieuquaCongviec

Để tìm hiểu thêm về phần mềm và nhận ưu đãi trải nghiệm dịch vụ miễn phí, hãy liên hệ với
Hanbiro ngay hôm nay:
Thông tin liên hệ: hanbiro.vn/lien-he
Hotline: 18006346
Email: vina@hanbiro.com

Chia sẻ cho bạn bè!