Hệ thống quản trị tổng thể

Bạn có chắc mình đang kiểm soát hiệu suất một cách đúng đắn? Hay chỉ đang nhìn vào những
con số đẹp để che lấp những vấn đề ngầm bên trong hệ thống?

Thực tế cho thấy, nhiều Doanh nghiệp ... tưởng như đang “vận hành tốt” lại đang dần tụt dốc trong
âm thầm: nhân sự làm việc cầm chừng, quy trình chồng chéo, chi phí vận hành tăng, khách hàng
rời bỏ mà không rõ lý do. Hiệu suất kém không chỉ đơn thuần là con số xấu trong báo cáo Doanh
nghiệp - mà là một “căn bệnh tổ chức” nếu không được chẩn đoán và xử lý kịp thời, có thể dẫn
đến sụp đổ dây chuyền.

Vậy làm thế nào để phát hiện sớm hiệu suất kém? Nguyên nhân thực sự đến từ đâu - con người,
quy trình hay công nghệ?

Bài viết này sẽ giúp bạn “bắt đúng bệnh, kê đúng thuốc”: nhận diện những dấu hiệu rõ ràng, phân
tích nguyên nhân gốc rễ và quan trọng hơn - đề xuất giải pháp cải thiện toàn diện từ chiến lược,
môi trường làm việc đến công cụ quản trị. Nếu bạn đang là nhà quản trị, chủ Doanh nghiệp hoặc
người trực tiếp điều hành đội ngũ - đừng bỏ qua cơ hội nhìn lại hệ thống hiệu suất của chính mình
một cách sâu sắc và có định hướng hành động.

Hiệu suất kém
Nguồn: SINNOVA

4 Dấu hiệu cảnh báo hiệu suất Doanh nghiệp đang “tụt dốc không phanh”
Muốn cải thiện hiệu suất, trước hết Doanh nghiệp cần nhìn rõ vấn đề. Việc “bắt mạch đúng” là
bước đầu tiên để “chữa bệnh” và tránh đưa ra các giải pháp không hiệu quả. Dưới đây là 4 dấu
hiệu phổ biến - hay còn gọi là “tử huyệt” - như những hồi chuông cảnh báo sớm cho thấy hiệu suất
đang sụt giảm nghiêm trọng:

- Kết quả kinh doanh sụt giảm rõ rệt: Sự suy giảm doanh thu, lợi nhuận là dấu hiệu rõ ràng nhất
cho thấy hiệu suất đang gặp vấn đề. Khi hoạt động không hiệu quả, khả năng tạo giá trị kinh
doanh bị ảnh hưởng trực tiếp, dẫn đến tổn thất tài chính và mất cơ hội cạnh tranh, tức ảnh hưởng
tới khả năng duy trì và mở rộng quy mô của Doanh nghiệp.

- Năng suất lao động thấp, nhân viên thiếu động lực: Hiệu suất kém thường đi kèm với sự mệt
mỏi, chán nản từ phía nhân viên. Môi trường làm việc không thuận lợi, không có lộ trình thăng tiến
rõ ràng, ít cơ hội phát triển, thiếu sự ghi nhận, khen thưởng khích lệ là những nguyên nhân khiến
năng lực nội bộ không được phát huy tối đa. Chính vì vậy tình trạng “có làm nhưng không hiệu
quả” kéo dài dẫn đến hiệu suất Doanh nghiệp giảm sút.

- Chi phí vận hành tăng nhưng hiệu quả không tương xứng: Việc lãng phí tài nguyên - từ nhân lực,
thời gian, vật tư đến quy trình lỗi thời - khiến chi phí ngày càng “phình to” không rõ nguyên nhân
thất thoát, trong khi chất lượng, kết quả đầu ra không cải thiện - đây là tình trạng "chi nhiều, thu ít”.
Đây là “điểm nghẽn” lớn khiến lợi nhuận “bốc hơi” dần mà Doanh nghiệp khó kiểm soát.

- Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và uy tín thương hiệu sụt giảm: Khi quy trình bị trì trệ hoặc vận
hành thiếu tối ưu, chất lượng đầu ra sẽ bị ảnh hưởng. Khách hàng bắt đầu phàn nàn, tỷ lệ tái mua
giảm, phản hồi tiêu cực gia tăng - tất cả là dấu hiệu đáng lo ngại. Không chỉ là chuyện con số, hiệu
suất kém còn kéo theo hình ảnh thương hiệu đi xuống. Sự chậm trễ trong phản hồi khách hàng,
sản phẩm lỗi, trải nghiệm dịch vụ kém… đều có thể phá vỡ niềm tin đã xây dựng trong suốt thời
gian dài.

Đào sâu nguyên nhân: Hiệu suất kém bắt nguồn từ đâu?
🎯Định hướng Doanh nghiệp chưa rõ ràng
Khi không có một định hướng, mục tiêu rõ ràng từ cấp lãnh đạo, nhân viên sẽ không biết điều gì là
ưu tiên, công việc của mình đóng vai trò gì trong bức tranh tổng thể. Điều này dẫn đến sự thiếu
tập trung, thiếu động lực và cảm giác “làm việc cho xong”. Về lâu dài, nhân viên không cảm nhận
được ý nghĩa công việc, mất kết nối với sứ mệnh Doanh nghiệp và dễ rơi vào trạng thái thụ động,
làm việc cầm chừng.

Tuy nhiên, ngay cả khi doanh nghiệp đã có mục tiêu rõ ràng, một khâu thường bị bỏ quên nhưng
cực kỳ quan trọng là truyền thông nội bộ. Nếu thông điệp chiến lược không được truyền đạt hiệu
quả, không lan tỏa được đến toàn bộ đội ngũ, nhân viên vẫn sẽ mơ hồ về định hướng chung. Họ
không biết mình đang cùng ai, vì điều gì, và hướng tới đâu - từ đó dẫn đến sự rời rạc, thiếu gắn
kết và hiệu suất làm việc bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

⚙️ Môi trường làm việc thiếu sự ghi nhận, góp ý, định hướng phát triển thăng tiến
Dù sở hữu đội ngũ có năng lực, Doanh nghiệp vẫn có thể rơi vào tình trạng hiệu suất lao động
giảm sút nếu thiếu đi một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được ghi nhận và
có cơ hội phát triển lâu dài.

Nhiều tổ chức hiện nay vẫn đang duy trì môi trường làm việc ít phản hồi, không có khen thưởng rõ
ràng, và đặc biệt là không vạch ra lộ trình thăng tiến cụ thể cho từng vị trí. Điều này khiến nhân sự
dù chăm chỉ vẫn cảm thấy mờ mịt, thiếu động lực, thậm chí sinh ra tâm lý “làm cho có” gây ra hiệu
suất làm việc sẽ giảm theo thời gian.

👥 Thiếu đầu tư vào con người và quản lý nhân lực kém
Con người là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành bại của mọi Doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực
tế, không ít tổ chức vẫn xem nhẹ việc đầu tư vào đào tạo, phát triển năng lực nhân sự hoặc xây
dựng hệ thống quản lý nhân lực bài bản. Kết quả là đội ngũ thiếu kỹ năng, thiếu kiến thức, không
bắt kịp yêu cầu công việc - kéo hiệu suất chung xuống từng ngày.

Việc phân bổ nguồn lực sai lệch, thiếu kiểm soát và giám sát hiệu quả cũng góp phần gây ra lãng
phí cả về thời gian, công sức lẫn chi phí. Trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, những thất thoát
tưởng như nhỏ này lại tích tụ thành thiệt hại lớn cho Doanh nghiệp.

🔄 Quy trình làm việc rườm rà, thiếu kết nối
Quy trình vận hành phức tạp, thủ công và thiếu liên kết giữa các phòng ban là một trong những
nguyên nhân phổ biến khiến hiệu suất Doanh nghiệp sụt giảm nghiêm trọng. Khi mỗi bộ phận làm
việc theo cách riêng, dữ liệu bị “đứt gãy”, thông tin không được chia sẻ đồng bộ sẽ gây ra tình
trạng chậm trễ, sai sót và chồng chéo trong công việc.

Bên cạnh đó, sự thiếu kết nối giữa cấp quản lý và nhân viên trong quá trình giao - nhận việc cũng
là một “lỗ hổng” lớn ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Việc thiếu minh bạch trong giao tiếp nội bộ
dễ khiến cả hai phía đều rơi vào thế bị động, dẫn đến tình trạng chồng chéo trách nhiệm, bỏ sót
đầu việc quan trọng hoặc xử lý trễ hạn.

💻 Quy trình làm việc thiếu công nghệ
Việc thiếu công cụ số hóa khiến các quy trình quản lý như giao việc, giám sát tiến độ, chấm công,
phê duyệt, quản lý hồ sơ nhân sự hay đánh giá hiệu suất... trở nên nặng nề, thủ công, thiếu đồng
bộ và dễ sai sót. Các nhà quản lý phải mất quá nhiều thời gian cho việc tổng hợp dữ liệu rời rạc từ
nhiều nguồn - excel, email, tin nhắn - dẫn đến quyết định bị chậm trễ hoặc thiếu chính xác. Nhân
viên thì mệt mỏi với việc làm báo cáo thủ công, phải “chạy vòng quanh” để xin duyệt hoặc tra cứu
thông tin nội bộ. Đúng vậy , không áp dụng công nghệ đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp đang "đi
bộ" giữa thời đại mà mọi đối thủ đã dùng xe điện, AI hay các công cụ tự động hóa để bứt tốc.

Hậu quả của hiệu suất kém: “Con sâu” gặm nhấm Doanh nghiệp từ bên trong
Hiệu suất kém không giống như một “cú sốc” ngắn hạn khiến Doanh nghiệp gục ngã ngay lập tức.
Nó là một quá trình suy yếu âm thầm - diễn ra từng ngày, từng giờ - khiến nội lực của Doanh
nghiệp bị bào mòn một cách lặng lẽ nhưng vô cùng nguy hiểm.

Hậu quả của hiệu suất kém
Nguồn: SINNOVA

4 Giải pháp cải thiện hiệu suất cho Doanh nghiệp: Xây lại nền tảng, bứt tốc tăng trưởng
Hiệu suất kém không phải là một tình trạng bất biến - và càng không nên bị bỏ mặc cho đến khi
gây ra hậu quả nghiêm trọng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể “lội ngược dòng” nếu biết bắt đầu từ
những giải pháp đúng đắn và phù hợp. Dưới đây là một số hướng giải pháp:

🎯 Thiết lập mục tiêu và kế hoạch rõ ràng, khả thi
Điều đầu tiên cần làm là xác định lại mục tiêu một cách cụ thể, thực tế và có thể đo lường được.
Các mô hình quản trị như SMART, SWOT, hay PESTEL sẽ giúp Doanh nghiệp đánh giá tổng thể
cả nội lực lẫn yếu tố bên ngoài, từ đó xây dựng kế hoạch hành động phù hợp. Khi mục tiêu rõ, kế
hoạch đúng, hiệu suất sẽ có nền tảng vững chắc để cải thiện, đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ
nhiệm vụ, trách nhiệm để nỗ lực làm việc.

🧑‍💼Tối ưu hóa nguồn nhân lực và đầu tư vào con người
Hiệu suất bền vững không chỉ đến từ kết quả đầu ra mà còn từ cách Doanh nghiệp sử dụng và
phát triển nguồn lực con người. Điều quan trọng là tổ chức công việc hiệu quả, giao đúng người
đúng việc và tránh để nhân sự bị dàn trải hoặc quá tải. Bên cạnh đó, đầu tư vào con người không
nên dừng lại ở đào tạo kỹ năng, mà cần mở rộng sang phát triển tư duy, năng lực lãnh đạo và xây
dựng lộ trình nghề nghiệp rõ ràng. Khi mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò, được hỗ trợ đúng lúc và có cơ
hội phát triển, họ sẽ làm việc chủ động hơn, góp phần nâng cao hiệu suất chung và giảm thiểu
lãng phí nguồn lực.

🧩 Xây dựng văn hoá làm việc và cơ chế đánh giá hiệu suất minh bạch
Một môi trường công bằng, minh bạch, khuyến khích phản hồi và trao quyền là điều kiện cần để
nhân viên thực sự gắn bó. Khi nhân sự cảm thấy được tôn trọng và công nhận, họ sẽ chủ động
hơn trong công việc, phối hợp tốt hơn với đồng nghiệp và đóng góp nhiều hơn vào mục tiêu
chung.

Doanh nghiệp cần có hệ thống KPIs rõ ràng, công cụ đo lường phù hợp để đánh giá hiệu suất một
cách khách quan. Quan trọng hơn, việc ghi nhận và khen thưởng đúng lúc sẽ giúp nhân viên cảm
thấy được công nhận, từ đó tăng động lực và giảm tỷ lệ nghỉ việc. Ngược lại, hiệu suất kém cũng
cần được phân tích để điều chỉnh kịp thời, tránh lặp lại sai sót.

💻 Đầu tư vào công nghệ - “chìa khóa” để tăng tốc hiệu suất
Trong bối cảnh hiện nay, việc thiếu công nghệ đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp đang tự làm
chậm mình. Doanh nghiệp nên cân nhắc các công cụ số hoá, hệ thống, phần mềm quản trị hiện
đại “all-in-one” như ERP để tối ưu quy trình làm việc, rút ngắn thời gian giao việc - duyệt việc -
theo dõi tiến độ, báo cáo từ các phòng ban mà không cần tham gia vào quá trình là việc của nhân
viên, đồng thời cung cấp dữ liệu thời gian thực để lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và
chính xác hơn.

Nếu Doanh nghiệp còn chần chừ trong việc ứng dụng công nghệ vào quản trị và vận hành, thì
không sớm thì muộn sẽ bị đối thủ bỏ xa - bởi trong bối cảnh hiện nay, công nghệ không còn là
“nên có” mà là “phải có” để tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí và thích ứng với thị trường biến động.

Một trong những lựa chọn tối ưu cho Doanh nghiệp hiện nay chính là triển khai Hệ thống quản trị
tổng thể như SINNOVA-ERP. Đây là nền tảng “all-in-one” không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa
quy trình nhân sự mà còn hỗ trợ:

- Giao việc - Theo dõi - Đánh giá hiệu suất trong cùng một hệ thống

- Phân tích dữ liệu nhân sự, bán hàng, tài chính và các hoạt động vận hành khác cách đa chiều
giúp nhà quản trị ra quyết định kịp thời

- Tăng tính kết nối giữa các phòng ban, xóa bỏ rào cản thông tin

- Tự động hóa quy trình: từ chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, đến đánh giá KPIs.

Chia sẻ cho bạn bè!